Digitale vaardigheden verbeteren in jouw organisatie? Volg deze 10 tips!

Wil jij ook de digitale vaardigheden verbeteren van de medewerkers in jouw organisatie? Dan heb ik hier 10 tips die daarbij kunnen helpen. Of het nu gaat om veilig online werken of hoe je om gaat met Microsoft 365, niet iedereen is even digitaal vaardig. Voor een organisatie is het van belang dat de belangrijkste basiskennis op orde is. Maar hoe doe je zorg je daarvoor?

1. Publiceer een tip van de week over digitale vaardigheden verbeteren op je intranet of stuur die per mail

Veel mensen doen wat ze deden en wat ze weten en gaan niet op zoek naar tips en tricks om het werk slimmer te maken. Wanneer je met regelmaat aandacht hebt voor handigheidjes, vernieuwingen en verbeteringen neem je mensen mee in de continue veranderende wereld. Voor diverse organisaties schrijven we als AVK al content om te publiceren op hun intranet, veelal kunnen we onze blogs gebruiken als basis om digitale vaardigheden te verbeteren.

2. Besteed aandacht aan het snel installeren van software-updates door gebruikers

Producenten van besturingssystemen, browsers en andere programma’s, zoals Microsoft Office brengen geregeld updates uit om beveiligingslekken te verhelpen. Kwaadwillenden maken vaak gebruik van deze beveiligingslekken. Veel mensen stellen het installeren van updates te vaak en te lang uit. Bij Windows updates staat er tegenwoordig een geschatte installatie tijd bij. Zo kan je inschatten of het installeren tijdens een koffiepauze past, of dat je de update beter even uit kan stellen tot je lunchpauze.

3. Organiseer een training digitale vaardigheden verbeteren

Als organisatie die dagelijks bezig is met leren en ontwikkelen en dus ook het geven van trainingen, is deze tip een open deur, maar dat maakt de tip niet minder belangrijk. “Wij van WC-eend, adviseren WC-eend”. Dus organiseer een training op maat om de digitale vaardigheden te verbeteren. Ons favoriete model is trainingen organiseren voor teams, waarbij we een dagdeel interviews doen. Hoe werken jullie nu en welke wensen zijn er om slimmer (en digitaler) te gaan werken? Op basis van de resultaten verzorgen wij een training op maat.

4. Stuur eens in de 6 maanden een proef-phishing mail.

Om te beoordelen of mensen ook echt een phishing mail herkennen is het een mooi meetmoment of gedrag van de collega’s ook aansluit bij de verwachtingen. Melden collega’s een Phishing mail op de manier zoals afgesproken, gooien ze de mail weg of … klikken ze toch op de link in een proef phishing mail? Roep in deze phishing/spoofing e-mail bijvoorbeeld op om gegevens te delen. Een goede phishing mail waar je bijvoorbeeld een domein gebruikt die veel lijkt op het domein van je organisatie vangt veelal genoeg “slachtoffers”. Die kan je dan weer apart kan benaderen om nog eens duidelijk aan te geven waar ze op moeten letten.

5. Stuur op de Microsoft Secure Score en neem collega’s mee in de maatregelen die je doorvoert

De Microsoft Secure Score is een beveiligingsscore voor jouw organisatie bij het gebruik van Microsoft 365. Het helpt je om de beveiliging van de Microsoft 365 omgeving te beoordelen en te verbeteren. Werk dus aan het structureel verbeteren van de secure score en neem je collega’s mee in de wijzigingen die je door gaat voeren. Uiteraard kan AVK je daarbij helpen.

6. Maak afspraken over digitale etiquette en communiceer deze

Om slim en dus effectief digitaal samen te werken met je collega’s is het super belangrijk om goede werkafspraken te maken. Welk medium gebruiken we waarvoor, blijven we alles in de e-mail doen? Of gebruiken we liever MS Teams kanalen om met elkaar (intern) te communiceren? En als we communiceren, welke reactie termijnen spreken we af? Bespreek welke digitale etiquette wat het beste past bij jouw organisatie en leg afspraken vast middels een workshop digitale etiquette. Communiceer dit met je medewerkers en blijf dit herhalen, bijvoorbeeld met behulp van digitale etiquette posters.
Tip: Wanneer je met elkaar afspreekt om via MS Teams kanalen met elkaar te communiceren, reageer dan niet op een e-mail van een collega via de e-mail. Verplaatst het gesprek liever naar MS Teams en geef daar antwoord.

7. Heb extra aandacht voor mensen die minder digitaal vaardig zijn

In vrijwel elke organisaties zijn er collega’s die wat minder digitaal vaardig zijn. Natuurlijk kan iedereen wel een app installeren op een telefoon, dus hulpeloos zijn ze niet, maar extra aandacht voorkomt veelal een hoop helpdesk-vragen en misschien ook wel een datalek. En vaak zijn de medewerkers die wel digital savvy zijn ook wat te kort door de bocht. Zo hebben we al meerdere keren in een training de vraag gekregen “wat is een browser” als de trainer de vraagt de browser te openen. Ga er dus niet vanuit dat al je collega’s jouw jargon begrijpen en schrijf handleidingen zo veel mogelijk aangepast aan de doelgroep voor wie je die schrijft.

8. Meet eens per drie jaar het kennisniveau

Een korte vragenlijst en/of toets is het ideale middel om kennis en gedrag te meten. Dat kan met een eenvoudige MS Forms quiz of vragenlijst, of in een volwaardig LMS (Learning Management Systeem). Zoals Trainen.Online, ons LMS systeem waar we voor onze klanten maatwerk e-learning en kennistoetsen ter beschikking stellen. Deze tests worden standaard en op maat samengesteld en worden afgenomen en gerapporteerd per afdeling, per functietype of persona.

9. Hou de organisatie Digitaal Vitaal

Als organisatie heb je geïnvesteerd in goede digitale voorzieningen: een prima infrastructuur, hardware die ondersteunt en software die je medewerkers optimaal kan laten werken. Perfect passend bij de visie van de organisatie. Dat klinkt helemaal goed. En… is dit genoeg om een werkomgeving te creëren die mensen helpt het beste uit zichzelf te halen én bijdraagt aan het verhogen van de vitaliteit van je medewerkers? Zodat ze aan het einde van de werkdag nog steeds fit zijn? Een werkomgeving die ook geschikt is voor nieuwe flexibele vormen van werk? Kortom een werkplek die ondersteunt in duurzame inzetbaarheid? Klik op de link en lees hoe je jouw organisatie Digitaal Vitaal maakt én houdt!

10. Organiseer een ‘Digitale vaardigheden verbeteren’ week

Plan in overleg met de afdeling communicatie een week van de ‘digitale vaardigheden verbeteren’ en organiseer diverse bijeenkomsten en middelen in dergelijke weken. Denk daarbij aan:

• Een digitale vaardigheids-Pubquiz
• Een zakelijk spel, zoals Ontdek het datalek
• Serveer een lunch met Phishing-soup, een broodje gehacktbal en een datalekkerbek
• Een training, webinar of workshop over één van de thema’s
• Een inloop spreekuur
• Coaching sessies
• En communicatie middelen zoals bijvoorbeeld een poster-campagne, roll-up-banners of op maat gedrukte (papieren) koffiebekers. Door het gebruik van humor hebben deze een positieve impact op het digitaliserings-gesprek bij de koffieautomaat.

Ik wens je veel succes met het toepassen van deze ‘Digitale vaardigheden verbeteren’ tips. Mocht je nog vragen hebben dan kan je natuurlijk gewoon contact met ons opnemen. Wij helpen je graag verder!

Bouke van Kleef
AVK Innovatiecoach

Het is niet altijd makkelijk om optimaal en veilig te werken met Microsoft 365 en het maken van de juiste keuzes hierbij. Wil jij ook binnen 10 minuten inzicht in de Visie en Governance van jouw organisatie? Vul dan deze vragenlijst in.