Communiceren doe je zo

De tijd verandert, we krijgen steeds meer applicaties en middelen waarmee we kunnen communiceren. Denk hierbij aan bijvoorbeeld: Telefoon (vast en mobiel), e-mail, Whatsapp, Microsoft Teams, Slack, SMS en Circuit. Maar wat ga je nu gebruiken voor welk doel? Want we willen natuurlijk niet 6 verschillende applicaties open hebben staan en moeten bedenken “Waar heb ik dit ook alweer met die persoon gecommuniceerd”.

Dus wat is voor jullie organisatie de beste oplossing? Dat kan ik jullie natuurlijk niet in dit blog vertellen, want dat verschilt per organisatie, maar we kunnen hierin wel adviseren.
Wij kunnen een bedrijf natuurlijk helpen met na te denken over wat voor hun van toepassing kan zijn. Maar het belangrijkste is dat er goede en duidelijke afspraken gemaakt worden over hoe er met elkaar omgegaan wordt en wat medewerkers van elkaar kunnen verwachten. Indien er geen afspraken zijn gemaakt of als deze niet duidelijk zijn gecommuniceerd, hoe kan de ontvanger dan weten wanneer de verzender een antwoord verwacht?

Denk hierbij bijvoorbeeld aan afspraken omtrent mailtjes waarbij je in de CC staat. Ga je deze direct lezen of wanneer het jou uitkomt? Als je in de “Aan” staat, hoe snel verwacht de verzender dan een antwoord (indien noodzakelijk)? Dit is natuurlijk voor e-mail makkelijk af te spreken omdat je daar velden hebt voor Aan, CC en BCC, maar in Microsoft Teams of in Circuit heb je dat niet.
In deze applicaties kan je een collega “taggen” of “mentionen” zoals het bij Microsoft heet. Voor mij is dat hetzelfde als het “Aan” veld in de e-mail. Wordt ik “gementioned” in een bericht, dan krijg ik daar direct een melding van en weet ik wat er verwacht wordt van me. En de verzender weet dat ik binnen de afgesproken tijd dit lees en indien noodzakelijk reageer op het bericht.

In Outlook kan je instellen dat je een leesbevestiging krijgt zodra je mail is gelezen maar hoe zit dit in de andere applicaties? Binnen MS Teams heb je 2 verschillende manier van berichten versturen: je hebt de chat functie ( 1 op 1 of met meerderen) en “Posts” ( voorheen gesprekken) binnen een Team. Sinds kort is het mogelijk om in de chat functie een lees notificatie te krijgen zodat je kan zien of de ontvanger het gelezen heeft, echter dit is door iedereen zelf in te stellen, net zoals bij Whatsapp. Je kan dus zelf instellen of de verzender een melding ziet dat jij het gelezen hebt. Dit werkt nog niet voor de “Posts” binnen de Teams omgeving. Voor Circuit by Unify kan je “directe” en “Groeps” conversaties maken maar daar is nog geen leesbevestiging voor handen. Maar hoe weet je dat je collega het bericht heeft gelezen? Ook hier moet je afspraken over maken. Wil je dat iedereen onder het bericht reageert dat hij/zij het bericht heeft gelezen of gebruik je hiervoor het “Duimpje” of een “Emoji” ?

Maak afspraken met elkaar

Nu heb ik iets verteld over het feit dat er goede afspraken gemaakt moeten worden of wanneer je wat kan verwachten van elkaar. En dat is eigenlijk het kernpunt. Maak afspraken over welk medium je waarvoor gebruikt en maak vervolgens afspraken over hoe je dat medium gebruikt. Denk bij e-mail bijvoorbeeld aan e-mail etiquette (zie het e-mail etiquette spel) om te voorkomen dat je een overvolle mailbox hebt met in feite nutteloze maar toch tijdrovende mails.

En wat doe je met de overige communicatie? Is het misschien tijd om over te stappen naar een alles in 1 applicatie? Vergaderen, chatten, videobellen, teamcommunicatie en ook alle documenten op 1 plek (en tegelijk samenwerken in 1 document). Je kunt dan meteen afscheid nemen van de netwerkschijf en altijd en overal veilig bij de documenten van de organisatie komen. Deze applicaties (zoals MS Teams, Slack of Circuit) zijn zowel op de werkplek als op een mobile device beschikbaar zodat je het overal beschikbaar hebt. Mocht je gebeld worden via de applicatie dan kun je het gesprek binnen krijgen op zowel je werkplek als op je mobiel. Je kan het gesprek opnemen op de voor jou handigste plek. Zo kan je ook overal reageren op een chat bericht of een groepsconversatie. En ook hier zijn afspraken voor nodig om de verwachtingen te managen! Feitelijk heb je het over een compleet nieuwe manier van werken en daarvoor moeten alle neuzen dezelfde kant op staan en moet er draagvlak gecreëerd worden bij je collega’s. Samenwerken kan met deze applicaties een stuk efficiënter, maar alleen als iedereen zich aan de nieuwe afspraken houdt en niet terug valt in de oude manier van werken.

Sommige bedrijven willen graag nog dat er “Face-to-Face” gecommuniceerd wordt en dat dat het belangrijkste uitgangspunt is. Hier is natuurlijk geen applicatie voor nodig, en waar mogelijk is dat alleen maar toe te juichen. Maar welke applicatie gebruik je als dit niet mogelijk is? Om te bepalen welke applicatie, afspraken of werkwijze het beste bij jouw organisatie passen komen we graag langs om hier eens naar te kijken en een passend advies te geven. Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder!