MS Office tips

Documenten vastpinnen in Office

Pin belangrijke of veel gebruikte documenten vast zodat je deze meteen terug kunt vinden in bv Word.

Als je een document nodig hebt wat je vorige week gemaakt of bewerkt hebt kan het zijn dat je niet meer weet waar die is opgeslagen. Hoe vind je die dan terug? Gebruik “Pin” (de punaise) om deze vast te zetten in het beginscherm van bijvoorbeeld Word of Excel. Laten we eerst eens terug gaan naar 20 jaar geleden Word 2000. Als je daar een bestand wilde openen ging je naar het menu Bestand en dat rolde dan open naar beneden en helemaal onderin dat menu stonden je recente bestanden. Als het niet recent meer was dan stond die er niet meer.

Sinds Office 2007 kun je deze recente bestanden ook vast pinnen zodat je ze nooit meer kwijt raakt. En als je ze niet meer nodig hebt kun je ze ook weer los maken. In alle jaren na 2007 is deze methode van vastpinnen steeds mooier geworden en op meerdere plaatsen mogelijk.

Ik typ dit document nu in Word 365. Als ik nu op het menu Bestand klik zie ik onderstaande afbeelding. Je ziet onder in drie woorden: Recent – Vastgemaakt – Gedeeld met mij.

Dit document met de naam “Pinnen in Office 365” staat uiteraard onder recent. Over een aantal weken staat die natuurlijk niet meer onder recent. Als ik dit document vaker nodig heb de komende maanden kan ik deze dus vast pinnen, tegenwoordig noemen ze dit “Dit item vastmaken aan de lijst”.

Als ik het document aanwijs met de muis komen er achter het document knoppen in beeld om het bestand te delen en een punaise met de tekst “Dit item vastmaken aan de lijst”.

Als ik klik op deze punaise dan wordt dit document dus vastgemaakt en kun je deze ook altijd terugvinden onder het kopje “vastgemaakt”.

Hier gaat het document nooit meer weg totdat ik beslis deze niet meer nodig te hebben en deze weer losmaak door weer op de punaise te klikken.

Op deze manier hoef je dus eigenlijk bijna nooit meer te zoeken naar documenten die je vaak nodig hebt en kun je deze laten staan waar jij of je collega deze ooit heeft opgeslagen.