Breakout rooms zijn aparte vergaderruimtes binnen een Teams vergadering om de groep (tijdelijk) te kunnen opsplitsen in kleinere groepen. Handig om sub-overleggen en brainstorms te voeren met een klein groepje collega’s. We hebben begin dit jaar een blog gepost over hoe je met een omweg breakout rooms kunt maken in Teams. Maar vanaf nu is de functie eindelijk geïntegreerd in Teams! Heb je de functie nog niet dan zal die na de eerstvolgende update verschijnen.
Hoe maak je aparte vergaderruimtes / breakout rooms?
Als je in de vergadering zit kan de organisator de aparte vergaderingen (breakout rooms) maken. Klik bovenin het scherm van de Teams vergadering op het icoontje met het “vierkantje in het vierkantje”.
Er verschijnt een pop-up scherm waar je kunt selecteren hoeveel aparte vergaderruimtes je wilt maken. Daarna geef je aan hoe je de deelnemers wil toewijzen.
Als je kiest voor automatisch toewijzen dan worden de deelnemers aan de reguliere Teams vergadering verdeeld over de net aangemaakte breakout rooms. Dit gebeurt geheel willekeurig. Voor een brainstorm zal dit een prima functie zijn maar als je bepaalde teamgenoten bij elkaar wilt zetten dan is het beter om voor de handmatige toewijzing te kiezen. Je kunt de deelnemers dan toewijzen zodra je op de paarse knop ‘Vergaderruimten maken’ hebt geklikt. Deelnemers zien dit nog niet totdat je de aparte vergaderruimtes hebt geopend.
Als je op de 3 puntjes achter een vergaderruimte klikt, dan kan je de naam aanpassen van de vergaderruimte. Ook kan je hier een vergaderruimte verwijderen of jezelf toevoegen aan een ruimte.
De aparte vergaderruimten staan nu klaar voor gebruik, maar deze zijn nog gesloten. Op het moment in de vergadering dat je deze wilt gaan gebruiken, klik je op de knop ‘Start vergaderruimten’.
De vergaderruimten worden geopend en de betreffende deelnemers krijgen een nieuw (bel-)scherm waarin zij kunnen deelnemen aan de breakout rooms.
Terugkeren uit de aparte vergaderruimte / breakout rooms
Je kunt op 2 manieren terugkeren uit een breakout room naar de originele vergadering. Allereerst kan de organisator de breakout rooms sluiten. Dat kan per vergaderruimte apart door weer op de drie puntjes te klikken achter een vergaderruimte en te kiezen voor Vergaderruimte sluiten. Of sluit ze allemaal in een keer door op de knop ‘Sluit vergaderruimten’ te klikken.
De andere manier is dat de deelnemers zelf ervoor kiezen om naar de originele vergadering terug te keren door bovenin op de knop ‘Terug’ te klikken.
Succes met het toepassen van deze handige functie! Mocht je meer willen weten over Teams, neem dan gerust contact met ons op!
Sjoerd Sijmonsma, MS Teams Expert bij AVK.
