Digitaal Archiveren tipsMS Office tipsSecretariaat tips

Word tip: Formulieren met invoervelden maken

formulieren-maken-word.jpg

Maak een document waarmee invullen van gegevens of aangeven van voorkeuren een fluitje van een cent wordt.

Voorbeeld van een formulier

Om je een indruk te geven van hoe een formulier eruit kan zien, geef ik je hier 2 voorbeelden. Het betreft beide hetzelfde formulier, alleen getoond in een andere weergave. Een formulier maak je namelijk in de zogenaamde “ontwerpmodus”. Na het maken verlaat je de ontwerpmodus en is het formulier gebruiksklaar.

Voorbeeldweergave van een formulier (met ingeschakelde ontwerpmodus):
Word formulier maken 1
Voorbeeldweergave van een formulier (ingevuld, met formuliervergrendeling):
Word formulier maken 2

Een formulier maken

Je maakt een formulier in een (leeg) document. Handig is het om het bestand als sjabloon op te slaan zodat het telkens opnieuw gebruikt kan worden.

Zo maak je, in grote lijnen, een formulier (ik diep dit verderop verder uit):

  • Maak een nieuw document
  • Voeg tekst, tabellen, afbeeldingen en allerlei andere inhoud toe die je in het formulier wilt hebben.
  • Voeg nu inhoudsbesturingselementen aan het formulier toe. (Daarvoor heb je de tab ‘Ontwikkelaars’ nodig in het lint.) Stel de eigenschappen van de besturingselementen in.
  • Schakel de formuliervergrendeling in.
  • Sla het bestand op als sjabloon en sluit het bestand.

Je kunt het formuliersjabloon testen door een nieuw document te maken op basis van het sjabloon.

Het tabblad Ontwikkelaars weergeven op het lint

Word formulier maken 3Om een formulier te maken heb je in het lint het tabblad Ontwikkelaars nodig.

  • Kies Bestand, en dan Opties
  • Kies ‘Lint aanpassen’
  • Activeer in het rechter deelvenster het selectievakje ‘Ontwikkelaars’

In het lint is nu het tabblad ‘Ontwikkelaars’ te zien, met (o.a.) de groep Besturingselementen. Met behulp van de knoppen in deze groep kun je nu besturingselementen invoegen in je document. Ook zie je hier de knop Ontwerpmodus staan. De ontwerpmodus moet ingeschakeld zijn om de besturingselementen te kunnen bewerken.

Wat zijn besturingselementen?

Een “Invoerbesturingselement” is een element dat je in een document plaatst, om de invoer van gegevens op een bepaalde manier te sturen. Je kunt verschillende soorten besturingselementen in een document plaatsen en zo een invulformulier maken dat door gebruikers kan worden ingevuld. Voorbeelden van inhoudsbesturingselementen zijn: selectievakje, keuzelijst, tekstinvoer-vak, datumkiezer, enzovoort.

Een besturingselement plaatsen

  • Word formulier maken 4Zet de cursor op de gewenste plaats in het document
  • Ga naar de tab Ontwikkelaars
  • Klik nu op het gewenste soort besturingselement (bijv. een ‘Selectievakje’ of ‘Datumkiezer’).

Het element wordt dan in het document ingevoegd. Een selectievakje kan dan met een muisklik worden in- of uitgeschakeld. Een datumkiezer laat een datum op een kalendertje selecteren. En een tekstvak laat intypen van gegevens toe. De opmaak en mogelijkheden van de elementen stel je in met de eigenschappen ervan.

Eigenschappen instellen van een besturingselement

Zet de ‘Ontwerpmodus’ (knop in het lint Ontwikkelaars) aan om eigenschappen en kenmerken van de elementen in te stellen. Om de elementen later daadwerkelijk te gebruiken schakel je de ontwerpmodus weer uit.

Selecteer een element door deze (in de ontwerpmodus) aan te klikken. Nu kun je eigenschappen ervan gaan instellen door in het lint te klikken op de knop Eigenschappen. Zo kun je het element voorzien van een titel of een label. Je kunt vergrendelingsopties instellen en aangeven dat ingevulde tekst automatisch een voorgeschreven opmaakstijl krijgt. Welke eigenschappen er nog meer zijn in te stellen hangt af van het soort besturingselement. Van een selectievakje kun je bijvoorbeeld de weergave instellen op een ‘vinkje’ in plaats van een ‘kruisje’ indien ingeschakeld.

Het formulier beveiligen

Je kunt de afzonderlijke besturingselementen in het formulier beveiligen om te voorkomen dat een gebruiker deze per ongeluk verwijdert. Uiteindelijk is het de bedoeling dat in het formulier uitsluitend gebruik wordt gemaakt van de besturingselementen om gegevens in te voeren.

  • Klik op de knop “Bewerking beperken” om het gelijknamige deelvenster te openen.
  • Kies onder ‘Bewerkingsbeperkingen’ voor ‘Alleen bewerkingen toestaan’ van het type ‘Formulieren invullen’.

Zo zorg je er tevens voor dat een gebruiker niet de instellingen of eigenschappen van de besturingselementen kan wijzigen. Optioneel, maar zeker aan te raden, is dat je de formulierbeveiliging voorziet van een wachtwoord.

Velden toevoegen

Je kunt ook velden in het document plaatsen voor automatische invoer van gegevens. Een veld is een element dat je op iedere plaats in je document kunt invoegen om tekst of andere informatie automatisch aan te maken en bij te werken. Een goed voorbeeld van een veld is ‘Page’, dat de paginanummering genereert.

Opslaan als Sjabloon

Sla het document/formulier op als een sjabloon. Dat zorgt ervoor dat je keer op keer een nieuw formulier kunt laten gebruiken voor invulling. Een ingevuld formulier kan daarna, net als een nieuw leeg document, gewoon als een Word bestand worden opgeslagen.

Formulieren op het web

Tenslotte: Niet alleen Microsoft Word biedt mogelijkheid tot het maken van formulieren. Gebruikers van Office365 en OneDrive voor Bedrijven kunnen gebruik maken van Microsoft Forms, Excel Online en OneNote Online om enquêtes, toetsen en polls te maken voor online distributie. Daarover misschien een andere keer.