MS Office tips

Wat niet standaard kan in Office, kan vaak wel met een macro!

Met eigen ontwikkelde macro’s kunnen we specifieke functies toevoegen aan bijvoorbeeld Word of Outlook.

Als trainer staat voor mij het werken met mensen voorop. Het maakt me eerlijk gezegd niet zoveel uit welk niveau een training moet krijgen, flexibel ga ik mee met de opleidingsbehoefte en de kracht van de deelnemers. De uitdaging zit voor mij in de didactiek. Eigenlijk altijd al zo geweest.

Ik geef al heel wat jaren training, ten behoeve van slimmer werken op kantoor, in een breed scala aan onderwerpen. Mijn voorkeur voor de programma’s van Microsoft Office – en dan met name Excel, Word en Access – komt voort uit mijn exacte instelling (‘blauw’, zegt mijn ‘Insights discovery’ profielschets). Nieuwe ideeën toets ik in de trainingen, en met de feedback van de deelnemers tillen we elkaar naar weer een stapje omhoog. Een vraag probeer ik zo goed als ik kan te beantwoorden. Maar sommige vragen zijn niet direct te beantwoorden, anders dan met ‘nee-helaas, dat kan niet met dit programma’.

Zo was er onlangs iemand die mijn gedachten prikkelde tot het ontwikkelen van een extra functionaliteit in Word. Hij wilde met de techniek ‘Afdruk Samenvoegen’ een hoofddocument ‘mergen’ naar afzonderlijke documenten, in plaats van één groot samengevoegd document. En oh ja, hij wilde ook graag dat van elk record het identificatienummer zoals aanwezig in één van de samenvoegvelden (de recordbron is een gewone Excel tabel, met honderden records) in de documentnaam komt te staan. En oh-oh ja, hij wilde ook dat de honderden documenten werden opgeslagen als pdf-bestanden. En dat alles met één druk op een knop. Oh-oh-oh.

Toen ik erover nadacht vond ik het eigenlijk een beetje vreemd. Dat het blijkbaar niet direct kan: een samenvoeging naar afzonderlijke documenten, bedoel ik. Dat zal toch bij meer gebruikers een wens kunnen zijn? Daarom maar eens in deze opdracht gedoken. Ik zette mijn pet ‘ontwikkelaar’ op mijn hoofd en het resultaat: Een macro die het resultaat van een mailmerge opslaat in afzonderlijke documenten. Zo gewenst in pdf-format.

Maar zo zijn er veel meer voorbeelden te bedenken, zoals een macro om verzonden e-mail meteen naar een andere map te verplaatsen in Outlook, of een taalcontrole app die controleert op verboden woorden en synoniemen aangeeft. Allemaal voortgekomen uit wensen van klanten (maar voor meer mensen nuttig).

Het is een van de vele afwisselende aspecten van mijn vak. Het is altijd weer een leuke, soms ingewikkelde, puzzel om het zo voor elkaar te krijgen dat de macro precies datgene doet wat de klant wil. En dat geeft dan weer een enorme voldoening bij mij, dat de klant maar op 1 (toegevoegde) knop hoeft te klikken in het menu van bijvoorbeeld Word en alles automatisch gaat.  Blije gezichten en tijd over voor andere taken.

Loop jij nou zelf ook tegen iets aan waarvan je zou willen dat het kon in een Office programma? Schroom dan niet om eens te informeren bij mij. Ik breek er graag mijn hoofd over!