Vijf digitale alternatieven voor fysieke vergaderingen

blog-digitaal-vergaderen.jpg

Tijd om het vergaderen in te wisselen voor andere manieren van communiceren.

Uit onderzoek van vergaderrendement.nl (2013) blijkt bijvoorbeeld dat managers 40% tot wel 75% van hun tijd aan het vergaderen zijn en we in Nederland zo’n 60 miljard aan brutoloon kwijt zijn aan vergaderingen. Daarnaast hoor ik in trainingen dat men vaak onvoldaan uit vergaderingen komt en zijn tijd veel beter had kunnen besteden.

Digitale alternatieven voor vergaderen

Door dit soort schrikbarende getallen (vermenigvuldig bijvoorbeeld bij de eerstkomende vergadering het gemiddelde uurtarief met het aantal personen en de tijd van de vergadering) is het wellicht noodzakelijk om naar digitale alternatieven te kijken. Mogelijkheden die medewerkers niet alleen efficiënter maken, maar hen ook meer plezier in hun werk geeft.

Wij zijn van mening dat digitale communicatie de mondelinge communicatie niet volledig kan vervangen. Je mist bij digitale communicatie de lichaamstaal en intonatie. Gebruik digitale communicatie dan ook liever niet bij emoties. Signaleer tijdig als er emotie om de hoek komt kijken bij digitale communicatie en geef dan aan dat je discussie beter face to face kunt vervolgen.

Hieronder een kort overzicht van de digitale alternatieven om bij elkaar te komen en te overleggen. Dit is een kleine greep uit alle digitale alternatieven die er zijn voor fysieke vergaderingen. En hoewel fysieke bijeenkomsten absoluut beter zijn bij bijvoorbeeld emotionele gesprekken en brainstormsessies, is het tegenwoordig veel efficiënter om een discussie of participatieve besluitvorming online te organiseren.

WhatsApp groepen

Vrijwel iedereen gebruikt wel WhatsApp intussen. Zakelijk is het gebruik minder populair dan privé. Je kan echter binnen je team prima de discussie digitaal & asynchroon voeren via een WhatsAppgroep. Gemakkelijk op te zetten en voor een eenvoudige discussie, stelling of stemming prima te gebruiken.

Yammer of Slack

Veel organisaties hebben er wel eens van gehoord of hebben het zelfs al in hun organisatie. Helaas wordt het vaak gepromoot als ‘de Facebook binnen organisaties’. Dit geeft werknemers veelal het beeld dat ze er niet zakelijke gerelateerde onderwerpen kwijt kunnen. Het platform is eigenlijk bedoeld om discussies, documenten en mensen bij elkaar te brengen. Zowel Yammer (Microsoft) als Slack (variant die goed samenwerkt met bijvoorbeeld Dropbox) zijn heel intuïtief opgesteld en snel te gebruiken.

OneNote

Een Office programma van Microsoft waar notities in kunnen worden gemaakt. Het programma is vaak al geïnstalleerd op de meeste zakelijke computers waar ook Office op staat. In een gedeeld notitieblok kun je niet alleen tekst, maar ook hele afdrukken plaatsen en er aantekeningen bij maken. Zo kan bijvoorbeeld bij suggesties direct feedback worden geplaatst. Tip: Maak van de feedback een subpagina, zodat het overzichtelijk blijft en je er snel naartoe kunt navigeren.

Skype (voor bedrijven) Hangouts of Facetime

Yammer en OneNote werken met name met geschreven teksten. Met een programma als Skype of Google Hangouts kun je echter ook (non) verbale besprekingen houden. Dit bespaart een hoop reiskosten en vaak ook tijd, omdat men zakelijker met elkaar overlegt. Bovendien kun je jouw scherm delen en zo bijvoorbeeld een presentatie geven of een poll organiseren waarin iedereen overzichtelijk kan stemmen.

SharePoint

Veel intranetsites zijn ontwikkeld met SharePoint. Hierdoor is in veel organisaties het platform al veel in gebruik. Het is in dit platform mogelijk om een team- of bijvoorbeeld projectsite te ontwikkelen waarin je discussies, documenten en bijvoorbeeld actielijsten deelt met jouw (vergader)team. De kracht van SharePoint is daarbij de toegankelijkheid voor eindgebruikers en de mogelijke werkstromen van bestanden. Zo kun je tegelijkertijd met elkaar samenwerken in een document of in 1 oogopslag zien wanneer welke taak gedaan moet zijn.

Office 365 Groups

Misschien wel het toegankelijkste alternatief voor fysiek vergaderen als jouw organisatie Office 365 en Office 2016 heeft. Met Office Groups maak je een (vergader)groep, houd je overzichtelijke discussies die je vanuit Outlook 2016 kunt lezen & beheren en heb je een gezamenlijke opslagplaats waarin je tegelijk aan bestanden kunt werken. Daarnaast is er een gedeelde agenda waarin de hele groep kan kijken en schrijven en heb je direct een OneNote notitieblok met elkaar gedeeld om kennis te delen.