SharePoint Taxonomie & classificeren

Bel Mij Offerte aanvragen

Over SharePoint Taxonomie & classificeren

Het maken van een goede structuur voor SharePoint sites, bibliotheken en gebruik van metadata is vakwerk. Wij adviseren je bij het maken van een goede taxonomie en het op een juiste wijze classificaties van documenten.

Beschrijving

Het maken van een goede structuur voor SharePoint sites, bibliotheken en gebruik van metadata is vakwerk. Wij adviseren je bij het maken van een goede taxonomie en het op een juiste wijze classificaties van documenten.

Taxonomie: Classificaties maken

Classificeren is het aanbrengen van samenhang tussen afzonderlijke documenten en groepen van documenten in een logische en eenduidige structuur. Zo'n structuur kan een mappenstructuur zijn, maar je kunt ook structuur aanbrengen met behulp van metadata. In SharePoint wordt een beheerde metadata-structuur aangeduid als een taxonomie. Het maken van een doordachte classificatie is vakwerk, maar alleen je als kenner van jouw interne documenten en documentstromen kunt deze maken.

Digitale classificatie toepassen

Een goede digitale classificatie kenmerkt zich door twee elementen: de structuur is compact en daardoor eenvoudig te doorgronden. Daarnaast zijn de namen van de classificering en de onderliggende items onderscheidend benoemd. Indien deze twee basiseisen worden toegepast op entiteit en sub-entiteit dan zal dit uitmonden in een centrale en voor iedere medewerker toegankelijke structuur waarbij de informatie in 3 klikken is te traceren en onder te brengen. Om deze structuur te ontwikkelen starten we veelal met een toelichting op dit principe en een uitleg over het belang van centraal digitaal documentbeheer. Dit onderdeel wordt afgesloten met werkplekbegeleiding zodat je het principe van het ontwerpen van een structuur zelf kunt toepassen. Aansluitend daarop bestaat de mogelijkheid om (samen met collega's) een aanzet te maken voor een uniforme digitale structuur voor jouw documenten. De werkwijze die we hanteren gaat uit van participatie van alle betrokkenen (in groepen) waardoor het draagvlak voor toepassing in de praktijk wordt gelegd.

In-company training: Taxonomie en Classificeren in SharePoint

AVK heeft diverse trainingen en workshops ontwikkeld om je te helpen bij het loslaten van mappenstructuren en het ontwerpen van metadata structuren. De trainingen zijn gebaseerd op de volgende invalshoeken:
1. Het geven van inzicht aan gebruikers van het nut en het doel van metadatering in plaats van mappen structuren: Laat de map los...
In deze workshop van veelal 1 dagdeel leert je het belang en gebruik van metadatering. Het is voor kantoor medewerkers een flinke overstap om documenten op te slaan met gebruik van metadatering in plaats van in een mappen structuur.
In deze workshop wordt stil gestaan bij de nadelen en voordelen van het werken met mappen en met het werken met slimme metadatering. Tijdens de training krijgen deelnemers handvatten om eigen documenten (bijvoorbeeld mijn documenten) te kunnen indelen in een loigische metadata structuur door middel van en workshop. Door afwisseling van theorie en praktijk, kunnen jij en jouw collega's na deze workshop meteen en entousiast aan de slag.
2. Het ontwikkelen van een effectieve structuur voor metadatering binnen organisatie onderdelen; Maak uw bedrijfsspecifieke classificatie (taxonomie)
In deze workshop die minimaal 2 dagdelen duurt, leren jij en jouw collega's een bedrijfsspecifieke metadata structuur te maken. In deze workshop wordt gewerkt met diverse oefeningen vanuit de theorie en tevens uw eigen praktijk.

Inhoud maatwerk in-company trainingen

Onze trainingen en workshops worden op maat gemaakt aan de hand van de wensen en behoeften van jouw organisatie. Onderstaand is een algemene weergave van de mogelijke inhoud.
  • Kennismaking met elkaar aan de hand van je eigen mappenlijst (mijn documenten)
  • Inleiding op classificeren en digitaal archiveren (wat bewaren we waar en hoe bewaren we het daar)
    • Alternatieven voor een map leren kennen
    • Kennismaken met werken en denken in dossiers; Projecten, Relaties, Locaties, Activiteiten, Documenten en Zaken.
    • De vertaalslag maken van een mappenstructuur naar een classificatie met metadata, hoe laat ik de map los
  • Workshop classificeren inclusief metadata
  • Afsluitend wordt de noodzaak tot het gebruik van uniforme bestandsnamen aangestipt om zodoende dubbele opslag van documenten (onder verschillende bestandsnamen) en eventueel het gebruik van verkeerde (versies van) documenten te reduceren/voorkomen.

Meer informatie over SharePoint Taxonomie trainingen

Wij verzorgen onze trainingen in-company (bij jou op locatie). Onze op maat gemaakte trainingen kunnen één op één of in teamverband worden verzorgd. AVK biedt je een totaalbegeleiding van pilot sessies tot maatwerktrainingen voor diverse doelgroepen. Daarnaast zijn onze trainers gecertificeerd door Microsoft. Neem voor meer informatie contact met ons op via het contactformulier. Wij helpen je graag verder!

1 beoordeling voor SharePoint Taxonomie & classificeren

  1. Doris Kleeman

    Het heeft verhelderend gewerkt Ed. Dankzij de nieuwe indelingen en classificaties zijn de collega’s nu een stuk positiever over Sharepoint. Nog de laatste puntjes op de i en dan kunnen we weer jaren vooruit (hoop ik 🙂 ).

Een beoordeling toevoegen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Bel Mij Offerte aanvragen

Je investering

€ 1549,- per dag €   949,- per dagdeel Prijzen zijn per groep, per dag(deel), incl. reiskosten en excl. BTW. Training met PC's: maximaal 12 deelnemers per groep. Training zonder PC's: maximaal 15 deelnemers per groep. Vraag een vrijblijvende offerte aan op basis van jouw specifieke wensen.
Microsoft Silver Partner AVK is gecertificeerd als "Silver Partner" door Microsoft. Wij behoren hiermee bij de top 5% van Microsoft's belangrijkste en meest deskundige partners op het gebied van Microsoft producten.

Gerelateerde trainingen

Gerelateerde trainingen