In Microsoft 365 is dataclassificatie mogelijk om documenten te voorzien van een vertrouwelijkheidslabel (ook wel gevoeligheidslabel genoemd).
De vertrouwelijkheidslabels dienen diverse doelen:
Voldoen aan wetgeving of een ISO norm, bijvoorbeeld de BIO en de ISO 27001
Beschermen / beveiligen van de data in je organisatie, bijvoorbeeld het voorkomen van een datalek
Bewustzijn creëren en vergroten bij je medewerkers hoe documenten beter te beschermen en hoe met documenten om te gaan
Vertrouwelijkheidslabels helpen je medewerkers en je organisatie om veiliger te werken met bestanden en e-mails in de samenwerkingsomgeving van Microsoft 365.
Een succesvolle implementatie van dataclassificatie met vertrouwelijkheidslabels
Het technisch klaarzetten van de labels is een fluitje van een cent, echter roept verplichte dataclassificatie door medewerkers, en de eventuele beperkingen daarvan, veel vragen en soms ook bezwaren op in een organisatie. Een succesvolle implementatie valt of staat dus bij een goed opgezet plan om de dataclassificatie succesvol in te zetten en blijven verbeteren.
Inmiddels hebben we diverse organisatie geholpen bij de implementatie van vertrouwelijkheidslabels in Microsoft 365. Een geleidelijke kennismaking met nieuwe werkwijzen en mensen meenemen in de veranderingen is immers onze specialisatie. Onze maatwerk aanpak bij de invoering van dataclassificatie met vertrouwelijkheidslabels van Microsoft 365 is veelal opgeknipt in vier delen:
Voorbereiding
Implementatie en testen
Organisatie brede implementatie
Verbeteringen doorvoeren
Kijk voor een uitgebreidere omschrijving bij tabblad Inhoud, of neem direct contact met ons op. Wij helpen je graag verder!
Hoe kan AVK helpen bij een succesvolle implementatie van dataclassificatie in Microsoft 365?
Aangezien AVK geen IT-implementatie specialist is, maar juist als doel heeft om mensen mee te nemen in veranderingen, is de rolverdeling daarbij veelal:
AVK adviseert, brainstormt mee, helpt keuzes te maken en zorgt voor de bewustwordingscampagne / het verandertraject
De organisatie bepaalt de doelen, maakt de keuzes en keurt de aanpak goed
AVK communiceert met de IT leverancier van de organisatie, welke zorgt voor de technische implementatie
Maatwerk aanpak bij de invoering van dataclassificatie met vertrouwelijkheidslabels
Voorbereiding:
Project kick-off inclusief Delen van best practices
Voorlopige keuzes maken
Welke labels gaan we toepassen
Welk label is standaard
Wel of geen kop/voetteksten, watermerk etc.
Oplevering aan IT leverancier (inrichting, voorbereiding, rechten)
Implementatie en testen:
Mogelijk maken labelen, eventueel alleen voor een testgroep
Testen in een testgroep (op basis van een 365 groep/team)
Bespreken van de resultaten
Opstellen communicatie middelen
Bericht op intranet voorbereiden
Voorbeelden tabel opstellen als bijlage bij de “lees meer”-knop
Ontwikkelen korte uitleg video
Demo / presentatie aan het MT / Directie
Organisatie brede implementatie:
Ontwikkelen en verspreiden van microlearnings of infographics/flyers/hand-outs
Communicatie uit doen richting de organisatie
Aanzetten labels eventueel inclusief instellen van een standaard label
Veel gestelde vragen en antwoorden publiceren
Presentatie en toelichting aan afdelingshoofden samen met privacy en security office
Verbeteringen doorvoeren:
Standaard rapportages analyseren
Labelen van alle documenten e-mails verplichten voor nieuwe en bestaande documenten
DLP (Data Loss Prevention) regels toepassen op gevoelige gegevens zoals creditcard, BSN, IBAN nummers etc.
Vaststellen van verdere maatregelen en vervolgacties op vertrouwelijksheidslabels
Ophalen of er verder nog behoefte is aan verbeteren, schaven en aanscherpen met DLP en consequenties voor labels, of dat de initiële inrichting volstaat.
Voor onze trainingen is geen vooropleiding vereist. Het niveau en de duur van de training wordt in samenspraak vastgesteld. Voorbereiding en zelfstudie worden indien wenselijk in een maatwerk offerte vastgesteld. Bij standaard (online) klassikale trainingen is geen zelfstudie vereist.
Fijn, duidelijke uitleg en een lekker tempo! - Agnes Boddeus
Duidelijk en structuur aangebracht! - Petra Bunte
Informatief en goed vol te houden! - Monique Jansen
Het technisch klaarzetten van de labels is een fluitje van een cent, echter roept verplichte dataclassificatie door medewerkers, en de eventuele beperkingen daarvan, veel vragen en soms ook bezwaren op in een organisatie. Een succesvolle implementatie valt of staat dus bij een goed opgezet plan om de dataclassificatie succesvol in te zetten en blijven verbeteren.
