iPad & Tablet tipsModern Werken tipsSocial Media tips

Top 3 tips voor Skype voor bedrijven

Lync wordt omgezet naar Skype for Business. Hier de top 3 van meest handige tips!

Organisaties kiezen steeds meer voor een beleid waarin men plaats- en tijdsonafhankelijk kan werken. Hierdoor kun je als medewerker bijvoorbeeld op kantoor werken, maar ook thuis of in de trein. Een voordeel hiervan is bijvoorbeeld dat je niet altijd in de file hoeft te staan. Een nadeel is echter dat je je collega’s minder vaak ziet en zelfs niet kunt bereiken voor een snelle vraag, een chatgesprek of een vergadering.

We krijgen mede door deze trend, steeds meer aanvragen om medewerkers te trainen in Lync / Skype for Business. Deze tool maakt het mogelijk om op afstand met elkaar te communiceren. Dat kan via chatgesprekken, maar ook via bel- of videogesprekken en zelfs door je beeldscherm te delen. In de praktijk wordt het programma toegepast om te vergaderen met tien personen, of trainingen en presentaties te geven aan zelfs 200 personen.
In dit artikel geef ik een aantal tips die jouw communicatie via Skype for Business kunnen versimpelen. Microsoft is nu bezig om verschillende versies van Lync om te zetten naar ‘Skype for Business.’ Mocht je al Skype for Business hebben, dan werken onderstaande tips op dezelfde manier. 

Beschikbaarheidsinformatie aanpassen
Skype for Business is een communicatieprogramma. Hierdoor zal Skype je standaard automatisch aanmelden als je je computer opstart. Er zijn echter momenten dat je geconcentreerd wilt kunnen werken. Een eerste optie hiervoor is Skype for Business uitzetten, maar dat zorgt ervoor dat je zelf ook niemand meer kunt bereiken. Het programma biedt de mogelijkheid om je beschikbaarheidsinformatie in te stellen op ‘Niet Storen.’ Hierdoor kan een collega jou niet bereiken. Op het moment dat hij een chatbericht stuurt, krijgt hij direct de boodschap dat je momenteel niet gestoord wilt worden.

  1. Open Skype for Business (of Lync)
  2. Klik direct onder je naam op je beschikbaarheidsinformatie en kies ‘Niet Storen.’blog skype1
Als je je status hebt ingesteld op ‘niet storen’ kun je zelf wel personen benaderen en een (chat)gesprek starten. De ontvanger kan reageren, maar contactpersonen kunnen geen gesprek starten.

Uitzonderingen bij de status Niet Storen
Sommige collega’s moeten je wellicht altijd kunnen bereiken via Skype for Business, ook als je beschikbaarheidsinformatie op ‘Niet Storen’ staat ingesteld. Dit kan door deze contactpersonen in te stellen met de privacyrelatie ‘Werkgroep.’
Dit gaat als volgt:

  1. Klik met je rechtermuisknop op de contactpersoon die jou mag storen als je status op ‘niet storen staat ingesteld.’
  2. Kies Privacyrelatie wijzigen en klik op ‘Werkgroep.’

Hierdoor kan de contactpersoon jou eventueel benaderen voor een chat-, bel en/of videogesprek.

Markeren voor Meldingen voor statuswijzigingen
Stel nu dat je een collega wilt bereiken die de beschikbaarheidsinformatie ‘Afwezig’ of ‘niet storen’ heeft. Je kunt Skype for Business dan zo instellen dat je een melding krijgt als die collega zijn status aanpast naar beschikbaar. Dit gaat als volgt:

  1. Open Skype for Business (of Lync)
  2. Klik met je rechter muisknop op de contactpersoon van wie je zijn/haar statuswijzigingen wilt zien.
  3. Klik op ‘Markeren voor Meldingen voor statuswijzigingen.’
  4. Je krijgt nu een melding als de contactpersoon zijn beschikbaarheidsinformatie wijzigt. Deze melding verschijnt rechtsonder in je scherm.

blog skype2

Met deze tips kun je ongestoord aan de slag, terwijl je Skype/Lync aan laat staan en heb je de mogelijkheid om een collega even snel een vraag te stellen.



OfficeContent Helpdesk en studyportalBovenstaande tip is een van de honderden Tips & Trucs afkomstig van onze helpdesk en studyportal  www.officecontent.nl
Hier kun je terecht met al je vragen over MS Office, iPad, Skype en SharePoint. Voor meer informatie over OfficeContent en de prijzen van een abonnement kun je een mail sturen naar Marija Josipovic: mjo@avk.nl. 
Bekijk ook onze Tips & Tricks trainingen voor MS Office: www.avk.nl/officetips