Modern Werken tipsMS Office tips

Time Management sjabloon in Excel

blog-Excel-Calendar-Insights.jpg

Meten is weten; breng je werkzaamheden in beeld met Excel Calendar Insights.

Maak een goede planning

Met een goede dagindeling (het managen van tijd) kun je je doelen beter en makkelijker bereiken. Een van de meest simpele hulpmiddelen om jezelf inzicht te verschaffen in je dagelijkse werkzaamheden is een agenda. Dit kan simpelweg je Outlook agenda zijn. Door vast te leggen wat je moet doen bewaar je het overzicht. Je voorkomt daarmee ook dat belangrijke taken of afspraken worden vergeten of door de waan van de dag steeds opnieuw worden verschoven naar een later tijdstip. Het is daarom net zo belangrijk om voor jezelf op een rij te zetten wat je aan het eind van de dag afgerond wilt hebben. Belangrijk bij het maken van dergelijke to-do lijstjes is dat de hoeveelheid dagelijkse taken ook reëel en haalbaar zijn. Vergeet daarnaast ook niet om ruimte voor onverwachte spoedklussen in te plannen.

Na verloop van tijd is het raadzaam nog even te reflecteren op de planning die je voor jezelf trouw in Outlook hebt opgetekend. Je had bijvoorbeeld graag een handig en volledig overzicht willen hebben van alle vergaderingen die je zelf hebt georganiseerd of die je hebt bijgewoond. Wellicht ben je ook nieuwsgierig naar het aantal afspraken die je in de afgelopen periode hebt gehad. Helaas kent Outlook geen snelle en handige methode om dergelijke overzichten te produceren.

Excel Calendar Insights

Gelukkig voorziet Excel 2016 (onderdeel van het Office 365 pakket) in een simpele maar doeltreffende oplossing: de zogenaamde Calendar Insights. Deze handige tool bestaat uit een sjabloon (model) en stelt je in staat om op eenvoudige wijze de Outlook vergaderingen en afspraken in een zogenaamd ‘dashboard’ te verzamelen en overzichtelijk te presenteren.

Kortom: Dit sjabloon laat zien hoeveel tijd je doorbrengt met vergaderen, met wie je het meest afspreekt, welk deel van de dag je meestal met personen afspreekt en nog veel meer. Om gebruik te kunnen maken van de sjabloon Calendar Insights heb je Excel 2016 of een abonnement op Office 365 nodig. Voor toegang tot je agenda moet je een actief account op een Exchange-server of op Exchange Online hebben als onderdeel van je Office 365-abonnement.

Een Calendar Insights Sjabloon maken

Klik in Excel op Bestand en Nieuw en selecteer of zoek de sjabloon My Calendar (Business Analysis feature tour).

Klik in het geopende model op de knop Let’s get started om in drie stappen het overzicht op eenvoudige wijze samen te stellen. Deze drie stappen zijn:

  1. Klik op de knop Sign in
  2. Voer je e-mail adres en wachtwoord in en klik op de knop Connect
  3. Jouw Agendagegevens worden nu geïmporteerd (dit kan enige tijd duren!)

Het overzicht wordt nu automatisch in een aanpasbaar dashboard gepresenteerd.

blog calendar insights 1

Meten is weten

Het overzicht bevat aanklikbare velden (jaartal, periode, etc.) en duidelijke grafieken die in één oogopslag laten zien waaraan jouw kostbare tijd besteed is. Een handig hulpmiddel dus dat je kan helpen je tijd op een betere en effectievere manier in te delen. Zijn al die vergaderingen nodig geweest of kan het ook met minder of op een andere manier, met minder voorbereiding en dus efficiënter? En leg jouw sjabloon eens naast die van collega’s. Wellicht kom je op die manier tot andere inzichten om je tijd te managen of beter op elkaar af te stemmen.

Dit is slechts een voorbeeld van de vele mogelijkheden die Excel biedt op het gebied van Business Intelligence.

Meer informatie over Time Management of het gebruik van Excel? Snuffel eens door onze trainingen op onze website of informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden en oplossingen die wij je kunnen bieden.