Samenwerken in gedeelde mailboxen = afspraken maken!

Nu we steeds meer hybride werken is de noodzaak om écht efficiënt online samen te werken is groter dan ooit. Vooral als je werkt met een gedeelde mailbox of met veel mailgroepen. Of je nu regelmatig vanuit huis, kantoor of een andere locatie werkt, er zullen duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over hoe om te gaan met deze mail.

Met grote regelmaat zie ik in samenwerkende teams of afdelingen dat er gewerkt wordt:

• enkel in individuele mailboxen
• met veel mailgroepen
• in een gedeelde mailbox zonder expliciete afspraken

Met als negatief gevolg dat:

• het werk niet overdraagbaar is als het alleen in persoonlijke mailboxen staat
• er onnodig veel cc-berichten worden gestuurd als ‘overdracht’
• we veel mail ontvangen dat niet voor ons bestemd is (bij mailgroepen)
• we veel bellen, appen of mailen om collega’s te informeren wie welk bericht heeft opgepakt
• berichten niet opgepakt worden als niemand zich écht verantwoordelijk voelt

Kortom …. we zijn dan vooral héél erg druk en zeker niet efficiënt en effectief aan het werk. Tijd om het anders te doen!

Verbeter het proces

Juist omdat we nu veelal thuiswerken wordt heel zichtbaar waar het proces ‘Samenwerken met e-mail’ hapert. Je kunt bijvoorbeeld niet meer roepen naar je collega die naast je zit dat een bericht wordt opgepakt. Met als gevolg dat taken óf dubbel worden uitgevoerd, óf blijven liggen, óf dat we elkaar gaan bellen/appen/mailen over wie welke taak gaat doen.

Een efficiënt proces van samenwerken biedt veel voordelen en gaat verder gaat dan het aanbrengen van ‘kleurtjes’ (categorieën) in de Outlook mailbox. Samenwerken is namelijk een werkwoord en dat betekent afspraken maken én je eraan houden. Graag deel ik enkele tips met je om juist in deze periode niet druk te zijn met onnodige zaken. Richt liever je aandacht op datgene dat ertoe doet! Of drink een keer digitaal koffie met die ene collega in plaats van druk zijn met een ontplofte mailbox.

Tips om beter samen te werken op afstand

• Gebruik alleen een mailgroep als het gaat om het informeren van meerdere personen anders dan een vast samenwerkend team.
• Weest bewust van welke mailgroepen je deel uitmaakt en laat jezelf hieruit verwijderen als dit niets toevoegt. Voorkom onnodige mail!
• Gebruik een gezamenlijke mailbox voor acties die door meerdere personen (binnen één team/afdeling) opgepakt kunnen worden.
• Stimuleer het gebruik van de gezamenlijke mailbox richting interne collega’s en relaties zodat het proces doorloopt bij afwezigheid van een naaste collega.
• Spreek collega’s erop aan als ze naar jouw persoonlijke mailbox blijven mailen. Of beter: maak een snelle stap zodat je met 1 klik verplaatst, categoriseert én de verzender informeert over het gebruik van het gezamenlijke account.

Echt efficiënt samenwerken in één Outlook mailbox

In mijn vorige blog heb ik aangegeven welke afspraken ik adviseer te maken met elkaar. In het kort zijn dit:

• Wat wordt jullie werkwijze?
• Welk soort berichten staan waar?
• Hoe maken jullie bepaalde zaken inzichtelijk?
• Hoe weet je welke belangrijke verzoeken zijn uitgestuurd?
• Hoe informeer je jouw collega’s om niet meer naar jouw persoonlijke account te mailen?

Klik hier voor het volledige overzicht van deze samenwerkingsafspraken die jullie écht helpen. Ik wens je veel succes met bovenstaande tips en neem gerust contact met mij op als je vragen hebt. Ik denk graag met je mee hoe teams nog efficiënter kunnen (samen)werken.

Inge Verweij
AVK Coach