SharePoint tips

SharePoint tip: Samenwerken met agenda en taken

Blog-SharePoint-.jpg

SharePoint maakt het eenvoudig om samen te werken vanaf iedere gewenste locatie.

De Agenda

De agenda op de Team site kan je gebruiken als een agenda in bijvoorbeeld Outlook. De agenda staat natuurlijk Online en is zowel op PC/Laptop, tablet, smartphone als op het Internet via bijvoorbeeld Internet Explorer op een computer in het hotel.

sp-agenda sp-outlook-knop

Waarom nog een agenda?
Waarom zou je nog een agenda in SharePoint willen maken/gebruiken? Bedenk dat je een Teamsite hebt gemaakt waarop je wil samenwerken en zaken bij elkaar houden. Als ik projectleider ben zou ik niet alleen mijn documenten, taken en discussie op deze site kunnen zien maar ook alle project afspraken. De teamsite zou ik ook kunnen delen met externe leveranciers en aannemers zodat zij ook onze afspraken kunnen zien.

De agenda op de teamsite is gemakkelijk te koppelen aan Outlook zodat je afspraken kunt bekijken en maken in zowel Outlook als in SharePoint. De agenda wordt regelmatig (vaak direct) gesynchroniseerd dus ben je ook in Outlook snel geïnformeerd.

Taken

Ook de takenlijst in de Team site is te vergelijken met de takenlijst in Outlook. Zet alle taken voor bijvoorbeeld je project op deze site en koppel deze weer aan Outlook. Je krijgt een aparte takenlijst voor je project(en).

sp-taken

Discussiegroepen

In plaats van te mailen met elkaar over het project of over een onderwerp binnen je afdelingssite, kan je ook een discussie starten. Het voordeel is dat ook anderen die toegang hebben tot deze discussie gemakkelijk kunnen meelezen maar zeker ook kunnen teruglezen. Waarom een beslissing genomen is kan ik tijdens, maar ook na mijn vakantie gemakkelijk teruglezen. Ik kan dan ook zien of alle opties wel goed besproken zijn of dat ik nog iets kan toevoegen. Een discussiegroep kan ook gebruikt worden voor een helpdesk waarmee vraag en antwoord kan worden ingevuld, andere medewerkers hebben dan ook direct het antwoord.

sp-discussiegroep

 

OfficeContent Helpdesk en studyportalBovenstaande tip is een van de honderden Tips & Tricks afkomstig van onze helpdesk en studyportal  www.officecontent.nl.
Hier kun je terecht voor al je vragen over MS Office, iPad, Skype en SharePoint. Voor meer informatie over OfficeContent en de prijzen van een abonnement kun je een mail sturen naar Marija Josipovic: mjo@avk.nl. 

Bekijk al onze SharePoint trainingen: www.avk.nl/sharepoint