iPad & Tablet tipsModern Werken tips

Praktische BYOD en CYOD tips voor de tablet

blog-ipad-apps.jpg

Tips om veilig zakelijk gebruik te maken van je eigen apparaten.

Gebruik maken van je eigen apparaat op kantoor is mogelijk! Daarom een aantal handige tips!

TIP 1: Code instellen

Ook al vind je het oprecht onhandig, stel toch altijd een code in voor je mobiele apparaat. Bij voorkeur zelfs een echt wachtwoord in plaats van de viercijferige code.

Ipad

  • Ga naar instellingen
  • Kies voor Algemeen
  • Kies voor Codeslot
  • Zorg ervoor dat de instellingen minimaal zijn. De eenvoudige code moet uitgezet kunnen worden om een echt wachtwoord op te geven. Verder moet de functie ‘Wis gegevens’ aanstaan. Als iemand dan blijft proberen, wordt de iPad gewist na tien foute pogingen.

Android

Een PINcode, patrooncode of wachtwoordcode kan als volgt worden geactiveerd:

  • Ga naar instellingen
  • Kies voor locatie en beveiliging
  • Kies voor schermvergrendeling
  • Kies voor PIN, Patroon of voor wachtwoord
  • Voer je beveiligingscode, patroon of wachtwoord in en bevestig deze

TIP 2: Slimme functies gebruiken

Een tablet is een slim apparaat. Er zitten leuke instellingen in die je echt kunnen helpen bij het dagelijks gebruik van je tablet. Eén zo’n instelling is de trefwoordenfunctie op een iPad en een iPhone.

  • Ga naar instellingen
  • Kies voor Algemeen
  • Kies voor Toetsenbord
  • Scrol naar beneden en kies voor Nieuw trefwoord
  • Voer bij ‘Zin’ een zin, woord, naam, afdeling, e-mailadres of telefoonnummer in dat je heel vaak in moet typen.
  • Zet bij ‘Trefwoord’ een korte code voor deze veelgebruikte zin. Als voorbeeld heb ik zelf de volgende handige codes ingesteld: ‘bo’ voor Bouke van Kleef, ‘bvk’ voor mijn e-mailadres en ’06′ voor mijn telefoonnummer.

Belangrijk bij deze tip is dat je eenvoudige codes maakt die dicht in de buurt komen van wat je echt wilt gaan typen. Zodoende hoef je niet weer een nieuw lijstje uit je hoofd te leren.

TIP 3: Zoek mijn iPad

Het kwijtraken van je iPad is natuurlijk een klein drama. Zorg er dus voor dat je jezelf daar op voorbereid om zo de (zakelijke en privé) schade te beperken. Er zijn twee manieren om op afstand te wissen. De eerste manier gaat via de webmail (Outlook Web Access). Je zakelijke Exchange e-mail moet dan wel geconfigureerd zijn op je tablet en de server moet ‘remote wipe’ ondersteunen.

  • Log in op de webmail van de zaak (vraag het website adres aan de helpdesk)
  • Klik rechtsboven in op je scherm op Opties (soms vervolgens nog op: Alle opties weergeven)
  • Klik vervolgens op telefoon of mobiele apparaten
  • Selecteer het juiste apparaat en kies voor Apparaat Wissen

De tweede manier loopt via de iCloud service van Apple. Schakel je ‘Zoek mijn iPad’ functie in op de iCloud, dan heb je na verlies of diefstal het heft weer in eigen hand. Deze functie werkt alleen samen met iCloud. Om hiervan gebruik te maken, heb je dus wel een iCloud-account nodig. Daarnaast moet je eerst op de iPad de functie aanzetten.

  • Ga naar Instellingen
  • Kies voor iCloud
  • Zet de schakelaar “Zoek mijn iPad” aan (blauwe 1)

Ben je de iPad kwijt, neem dan de volgende stappen:

  • Meld je aan op www.icloud.com met je AppleID en wachtwoord
  • Klik op Zoek mijn iPhone/iPad
  • Op de kaart wordt een groene bol getoond met de locatie van je apparaat
  • Klik je op de groene bol en vervolgens op de blauwe i dan kan je onder andere:
    • Je iPad een geluid laten afspelen (bijvoorbeeld als je de iPad niet kan vinden in huis)
    • De verloren modus aanzetten. Met de modus ‘Verloren’ kun je het verloren apparaat vergrendelen met een viercijferige code en direct op het beginscherm een contactnummer weergeven. Tevens houdt je apparaat zelf bij het waar het is geweest en geeft het de meest recente locaties weer op icloud.com.
    • De iPad op afstand wissen
    • De iPad is nu gewist – mits deze is verbonden met het internet – of wordt gewist zodra deze verbinding maakt met het internet.

Als je je iPad uiteindelijk terugvindt of een nieuwe aanschaft, is deze aanvankelijk leeg. Je wilt graag je oude gegevens terug. Op zich is dat geen probleem, als je maar regelmatig synchroniseert met iTunes of backups maakt via iCloud. Bij het inrichten van een nieuwe iPad geef je aan dat je deze niet als nieuwe iPhone wilt inrichten, maar een oude backup wilt terugzetten.

TIP 4: E-mail handtekening

Persoonlijk vind ik het knullig als onder een e-mail staat: Verzonden vanaf mijn iPad. In mijn ogen is een iPad geen statussymbool, zeker tegenwoordig niet. Je kunt je e-mail handtekening (net als in Outlook) naar eigen wens aanpassen, helaas wel zonder logo’s en afbeeldingen.

  • Ga naar Instellingen
  • Kies voor Mail, contacten agenda’s
  • Scrol iets naar beneden en kies voor Handtekening

Sinds iOS 6 kan je wanneer je meerdere accounts hebt per account een eigen handtekening instellen. Handig bijvoorbeeld als je EN je privé EN je zakelijke e-mail hebt ingesteld op je iPad.

  • Verwijder de standaard tekst die er al staat en voer iets persoonlijks in waarmee je je e-mails wilt afsluiten

NB: Je kunt eenvoudige opmaak instellen door een zin/woord te selecteren en op de BIU knop te drukken.

TIP 5: To cloud or not to cloud – that’s the question

Informeer bij je werkgever of ICT-afdeling welke spelregels er zijn voor het gebruik van mobiele apparatuur en van welke cloud-diensten je wel of niet gebruik mag maken. Bij vertrouwelijke en privacygevoelige stukken is het niet aan te raden diensten als Dropbox te gebruiken. Aangezien het vaak veel kennis vraagt van eindgebruikers om te begrijpen waar iets wordt opgeslagen en wat wel en wat niet op Dropbox kan, kiezen veel ondernemingen ervoor Cloud diensten als Dropbox te verbieden. Dat wil niet zeggen dat collega’s het niet gebruiken. Op zich ben ik wel voor een beetje zakelijk-creatieve ongehoorzaamheid als ICT niet mee wil helpen en stug zegt “We ondersteunen het niet” en “We hebben geen eigen alternatief voor bijvoorbeeld Dropbox”. Zeg nou zelf: stilstaan is achteruitgang. ICT, ga dus mee met je tijd en geef gebruikers mogelijkheden om op een tablet te werken, bijvoorbeeld via SharePoint. Zo niet, dan weet je dat je collega’s gaan experimenteren met tools die wellicht minder veilig zijn. Voor iedereen die Dropbox gebruikt, onthoud wel: “als iets gratis is, dan ben je vaak niet de klant, maar ben je waarschijnlijk het product”.

TIP 6: Archiveren op je tablet?

Een tablet kan je het beste zien als een vervanger van een stapel papier onder je arm. Zorg er dus voor dat je je tablet niet gebruikt als een archiefsysteem. Je hebt enkele (kopie) documenten bij je om die bijvoorbeeld in de trein zonder internet wel te kunnen lezen. Je tablet is zodoende hoogstens een schaduwarchief en de eigenschap van een schaduw archief is dat je de inhoud er van zonder blikken of blozen en zonder enige twijfel weg kan gooien. Zorg er dus voor dat je de stukken die WEL in je archief / informatiehuishouding van je organisatie thuis horen, overbrengt. Zodoende kan je bij verlies (zie tip 3) ook zonder enige twijfel je apparaat op afstand wissen, want je bent toch niets kwijt wat je niet kan reproduceren.

TIP 7: Laat je niet GEK maken door e-mail op je tablet of telefoon

We lijken tegenwoordig allemaal wel e-mail verslaafd, zeker met een telefoon en tablet waar de e—mail op gelezen kan worden. Vraag je eens af hoe vaak je per dag kijkt of er nog iets nieuws is binnengekomen. En hoe vaak heb je ’s-ochtends voor het ontbijt al je mail gecheckt? Zeg eens eerlijk! Als je het bij gaat houden, schrik je van het aantal keer dat je moet turven. Het is belangrijk om een goede balans te vinden tussen werk en privé.

Om deze tip kracht bij te zetten, wil ik graag dat je het e-mail icoon zo instelt, dat het niet het aantal ongelezen berichten weergeeft. Als je de iPad op de bank tijdens privé tijd gebruikt, zal je eerder geneigd zijn toch nog even naar je e-mail te kijken als daar een rood getal staat met het aantal ongelezen berichten. Je kunt deze melding (het zo genaamde badge app symbool) als volgt uitzetten.

  • Ga naar Instellingen
  • Kies voor Berichtgeving
  • Klik op Mail (selecteer één voor één het account indien u meerdere accounts heeft)
  • Zet de instellingen naar wens:
    • Berichtencentrum: Toon nieuwe items wel of niet in het berichten centrum (swipen vanaf de klok)
    • Meldingstijl: Toon wel of geen pop-up’s bij nieuwe items
    • Badge-appsymbool: toon wel of niet het rode cijfer voor ongelezen items (o) is uit.

 

TIP 8: Train tablet gebruikers in slim en veilig gebruik

Gebruikers hebben vaak veel vragen en als organisatie wil je hen duidelijk maken wat de spelregels zijn. Zorg er dus voor dat gebruikers weten wat de spelregels zijn, hoe ze het apparaat veilig kunnen gebruiken en natuurlijk wat de beste tips & tricks zijn voor het werken met jouw tablet.

TIP 9: Arbo

Flexibel en mobiel werken heeft ook een keerzijde voor de mobiele werkplek. Ergonomisch verantwoord een tablet bedienen, daar zijn onze werkplekken (zoals de bank of luie stoel) niet voor ingericht. De werkgever blijft echter zeer zeker verantwoordelijk voor de juiste Arbo omstandigheden. Een zeer belangrijke factor bij mobiel werken en werken op een tablet zijn de inspanningen die de werkgever doet voor een goede werkplek.

  • Maak richtlijnen en instructies over werkhouding, werkplek en omgeving met daarin tips voor goed gebruik en geef voorbeelden van ongewenste situaties. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een steun of cover om de tablet in een hoek te kunnen zetten en het gebruik van hulpmiddelen zoals een stylus en een draadloos toetsenbord.
  • Communiceer de richtlijnen veelvuldig met uw collega’s door bijvoorbeeld te laten tekenen voor ontvangst van de richtlijnen. Ook leuk om een tip van de week te publiceren of rond te sturen, zodat het onderwerp ook leuk blijft en blijft leven.
  • Als je met een tablet werkt, probeer dan heel regelmatig van werkhouding te veranderen, zo om de 15-20 minuten (veel sneller dan achter een PC). Let ook op dat je niet voorover met gebogen nek de tablet bedient. Zo voorkom je nekklachten.

Gelukkig heeft de tablet ook een voordeel voor Arbo, want we slepen geen kilo’s papier meer mee.

TIP 10: Fiscaal

Fiscaal is er veel te doen over het onderwerp tablet. De fiscus heeft al diverse bedrijven op de vingers getikt omdat er iPads zijn aangeschaft zonder dat voldoende aannemelijk was dat de apparaten ook privé (of beter gezegd teveel privé) gebruikt werden. In de huidige regelgeving (juni 2013) wordt een tablet groter dan 17,8 cm gezien als een computer. Dat wil zeggen dat een tablet aantoonbaar meer dan 90% zakelijk gebruikt moet worden, om belastingvrij te kunnen verstrekken.

Gelukkig is Staatssecretaris Weekers van Financiën sinds maart bezig met moderniseren van deze wetgeving. De essentie van het voorstel van Weekers is dat wanneer een tablet noodzakelijk is bij de uitoefening van het werk, deze kan worden verstrekt (noodzakelijkheidscriterium). Als je als organisatie kan aantonen dat je ‘papierloos gaat werken’, of bijvoorbeeld zoals ik training geeft in gebruik van de tablet, pakt deze regeling gunstig uit voor bijvoorbeeld de iPad.

Verder kunnen onderstaande tips helpen:

  1. Sluit een overeenkomst tussen werkgever en gebruikers voor het gebruik, onderhoud, etc.
  2. Laat de werknemer een kleine netto eigen bijdrage betalen, hierdoor ligt de bewijslast voor een hoger privégebruik bij de Belastingdienst.