Plan automatisch een korte pauze in bij back-to-back vergaderingen

Herken je dit? Je werkt vanaf medio maart al thuis en past ondertussen de thuiswerktips goed toe. Ook aan het online vergaderen ben je gewend en eigenlijk is het ook heel efficiënt! Vergaderingen duren korter dan voorheen, er wordt op tijd gestart en als iedereen de camera aanzet is de interactie en betrokkenheid onderling ook prima. Afhankelijk van het soort overleg hadden jullie hier eigenlijk al best eerder mee kunnen beginnen…

Een valkuil van deze efficiënte manier van vergaderen is echter dat veel overleggen strak na elkaar gepland zijn, back-to-back. Met 2 muisklikken heb je het ene overleg verlaten en neem je weer deel aan het volgende overleg. Tijd voor het halen van verse koffie of thee, het strekken van de benen of een sanitaire stop is er dus niet. Terwijl zo’n break naast prettig ook essentieel is voor onze concentratie.

Gelukkig heeft Outlook hier een mooie toepassing voor ontwikkeld. De begin- en eindtijd van nieuwe afspraken en vergaderingen wordt namelijk vervroegd of verlaat met het opgegeven aantal minuten. Bij een overleg van 30 minuten past Outlook dit aan naar 25 minuten en bij een overleg van een uur of langer, wordt het met 10 minuten verkort.

Super, want zodoende creëer je een korte pauze die je zowel voor online als fysieke overleggen goed kan gebruiken.

Stel in Outlook in dat vergaderingen iets later beginnen of eerder worden beëindigd

• Klik in Outlook linksboven op Bestand
• Klik op Opties
• Klik vervolgens op Agenda
• Ga naar Agenda-opties
• Vink Afspraken en vergaderingen verkorten aan
• Kies met hoeveel minuten je het overleg wilt verkorten
• Bevestig jouw aanpassing rechtsonder met OK

Bij het inplannen van een nieuw overleg wordt de tijdsduur automatisch aangepast én je kan het natuurlijk altijd handmatig nog veranderen.

Ik wens je veel succes met bovenstaande tip en neem gerust contact met mij op via ive@avk.nl als je vragen hebt. Ik help je graag om slimmer en sneller te kunnen werken.

Inge Verweij
AVK Coach