MS Office tips

Outlook tip: Samenwerken in een Outlook account

blog-outlook-.jpg

Op het secretariaat werkt het veel handiger als je samen in 1 account kunt werken.

Voorbeeld

Je werkt vanochtend in de mailbox van secretariaat@voorbeeld.nl. Nieuwste mail is een opdracht:
– verwerken van de vergaderstukken en
– uitwerken van notulen van de laatste vergadering.

De stukken zitten in de bijlagen bij de opdracht die vóór de volgende vergadering – over 2 weken – af moet zijn. Collega Annemarie kan dit het beste oppakken want zij was bij die vergadering aanwezig.

Sleep de mail met bijlagen en al in de agenda van secretariaat@voorbeeld.nl met de rechtermuisknop.

Je kunt kiezen voor ‘Hierheen kopiëren als vergaderverzoek’. Zo komt dit bericht zowel in de agenda van het secretariaat als van Annemarie (je nodigt haar uit).

Plan deze opdracht op de dag dat zij werkt en op een tijdstip dat er geen andere afspraken staan.
Geef deze afspraak ook categorieën mee: ‘Annemarie’ en ‘Vergadering’.

De mail van deze opdracht kun je nu verwijderen, of archiveren. Hij staat immers al in de agenda.

Deze werkwijze zorgt voor:
– overzicht van werkzaamheden in de agenda van het secretariaat
– directe planning van werk in Annemaries agenda

Als zij de opdracht liever op een ander tijdstip doet, kan ze deze eenvoudig verplaatsen door een nieuw tijdstip voor te stellen. Dan verplaatst de afspraak ook in de agenda van het secretariaat.
Is ze helemaal niet aanwezig, bijvoorbeeld wegens ziekte, dan zie je direct in haar agenda (en die van het secretariaat) welke werkzaamheden blijven liggen.

Bron: Boek – Wérken in plaats van e-mailen
Geschreven door AVK trainers: Marianne Smits, Bouke van Kleef, Ed Hartskeerl en Miranda Meiners.

 


 

Een gedachte over “Outlook tip: Samenwerken in een Outlook account

  1. Op zich een handige tip voor kleinere teams. Voor grotere teams wordt het gebruik van de agenda op deze manier echter vaak afgeraden. Dan dient het werken met gedeelde taken / taakmappen de voorkeur te krijgen. Vooral omdat dat de mogelijkheid biedt de taak ook toe te wijzen, af te werken of aan te geven hoeveel % de taak voltooid is.

Reacties zijn gesloten.