Outlook functie ‘Onbelangrijke e-mail’, aan- of uitzetten?

Outlook

Onbelangrijke mail kan een functie zijn die een handige voorselectie maakt van alle mail die je waarschijnlijk niet belangrijk vindt.

Wat is “Onbelangrijke e-mail”?

Onbelangrijke e-mail is een nieuwe functie in Outlook welke automatisch e-mail verplaatst naar de map Onbelangrijke e-mail. Een beetje hetzelfde als de map Ongewenste e-mail, ook wel de SPAM map genoemd.

Naast SPAM ontvang je ook veel mail die je op zich wel wilt ontvangen maar waarvan de noodzaak ontbreekt om die meteen te moeten lezen of er iets mee te moeten doen. Je filtert deze berichten dus uit je (vaak overvolle) inbox, waardoor deze overzichtelijker wordt met alleen de belangrijkste berichten. Doel is dus tijdsbesparing.

Je ontvangt misschien al regelmatig onderstaande tekst:
“Er worden al enige tijd berichten verplaatst naar de map Onbelangrijke e-mail. Je kunt de map nu snel scannen en alle berichten die hier niet horen, terugzetten in het Postvak IN. Onbelangrijke e-mail leert hiervan waardoor het de volgende keer beter presteert.”

Onbelangrijke mail Map

Maar is Onbelangrijke e-mail nu handig of onhandig? We bekijken de voors en tegens.

Handig

Omdat we dagelijks nog veel te veel mail moeten verwerken kan dit een handige functie zijn die een voorselectie maakt van alle mail die je waarschijnlijk niet belangrijk vindt. Maar wat vind Outlook wel en niet belangrijk en klopt dit met jou keuze? Gelukkig kun je dit zelf beter bijstellen, als je bijvoorbeeld een e-mailbericht ontvangt wat je eigenlijk niet belangrijk vindt verplaats je deze naar de map “Onbelangrijke email”. Outlook “leert” hiervan en zal de volgende keer soortgelijke mail automatisch in deze map verplaatsen.

Onbelangrijke mail Verplaatsen

Je kunt op het e-mailbericht klikken met de rechtermuisknop en kiezen voor “Verplaatsen” en dan “Andere map” en vervolgens de map Onbelangrijke e-mail selecteren (als “Onbelangrijke e-mail” nog niet tussen de voorgestelde mappen staat).
De volgende keer dat je dit doet zal achter het menu “Verplaatsen” ook direct “Onbelangrijke e-mail” staan zoals in de afbeelding hierboven. Natuurlijk mag je het e-mailbericht ook direct naar de “Onbelangrijke e-mail” slepen met bijvoorbeeld de linker (verplaatst direct) of met de rechter (vraagt wat je wilt) muisknop.

Onhandig

Als je merkt dat je e-mailberichten gaat missen die je eigenlijk juist wel belangrijk vindt is het natuurlijk onhandig dat je ze terug moet zoeken in de map “Onbelangrijke e-mail”. Bovendien moet je jezelf aanleren om de map Onbelangrijke e-mail regelmatig na te lopen.

Leren

Gelukkig kun je Outlook leren wat je wel of niet belangrijk vindt. Door telkens als een e-mailbericht onterecht in de map “Onbelangrijke e-mail” is gezet deze er weer uit te verplaatsten, kun je Outlook “achter de schermen” leren wat wel/niet belangrijke e-mail is.

Je hebt daar wel eerst een aantal dagen/weken voor nodig om te zorgen dat Outlook weet wat wel/niet belangrijk is. Als je het dus een tijdje volhoud om regelmatig in de map “Onbelangrijke e-mail” te kijken en er uit te halen / naar je postvak-in te verplaatsen wat onterecht in deze map is gezet, kun je er dus best gemak van hebben. Het blijft de eerste dagen/weken verstandig om regelmatig in deze “Onbelangrijke e-mail” map te kijken.

De standaard

Sommige e-mailberichten worden nooit als onbelangrijk geplaatst, namelijk e-mailberichten van:

  • Jezelf
  • Iedereen in je managementketen
  • Je direct ondergeschikten

De map “Onbelangrijke e-mail” beoordeelt verschillende zaken zoals:

  • De afzender
  • Of je hebt deelgenomen aan de discussie
  • Of je de enige geadresseerde bent
  • De urgentie

Als je werkwijze/leesgewoonte verandert past de map “Onbelangrijke e-mail” dit aan.

Liever uitzetten

Als je deze nieuwe functie “Onbelangrijke e-mail” uit wilt zetten kun je dat alleen Online doen in je Outlook Web App. Log hiervoor in op: https://login.microsoftonline.com (Office365) of via het adres van je organisatie waar je de web mail kunt openen en klik op de tegel E-mail.

Onbelangrijke mail Email tegel

Klik met je rechtermuisknop op de map “Onbelangrijke e-mail” en klik met de linkermuisknop op “Instellingen voor onbelangrijke e-mail”.

Of ga in de rechterbovenhoek van de pagina naar Instellingen (Het radar icoontje) > Opties > E-mail > Automatische verwerking > Onbelangrijke e-mail.

Onbelangrijke mail Instellen

Zet onderstaande beide vinkjes uit, hierdoor wordt de functie “Onbelangrijke e-mail” uitgezet.

Onbelangrijke mail Uitzetten

Als je wil kun je het later weer aanzetten door het onderstaande vinkje weer aan te zetten.

Onbelangrijke mail Aanzetten

Ook als je de functie “Onbelangrijke e-mail” hebt uitgezet blijft de map “Onbelangrijke e-mail” bestaan.

Gerelateerde trainingen