Modern Werken tipsMS Office tipsSamenwerken tips

Ook last van onzinnige e-mail communicatie? Start met e-etiquette!

e-etiquette.jpg

(Interne) communicatie via de mail verloopt vaak allesbehalve efficiënt en roept irritaties op.

We communiceren zakelijk veelvuldig via e-mail dat 24/7 werkt, geen pauzes kent maar vaak inefficiënt wordt gebruikt. Communiceer jij ook liever productief en prettig i.p.v. via onduidelijke/onnodige berichten en met irritatie over de toon van het bericht?

Tijd voor het maken van afspraken, jullie eigen e-mail etiquette!
Door duidelijke afspraken te maken met jouw team of organisatie zorg je direct voor meer duidelijkheid, rust, tijdswinst én een betere onderlinge sfeer. Onderstaand het vervolg op de eerder genoemde punten uit mijn vorige blog om mee te nemen in jullie e-etiquette.

 

Zinvol communiceren per e-mail (opstellen van een mail)

Het ‘niet doelgericht communiceren’ wordt door velen als storend of vervelend ervaren. Door er geen afspraken over te maken wordt het echter in stand gehouden… Dus neem het initiatief over onderstaande punten!

  • Zorg voor een duidelijke en relevante onderwerpregel. Zodoende zal er een snellere reactieperiode zijn en kan je het bericht sneller terugvinden. Voorkom een lege onderwerpregel of vage/algemene onderwerpen zoals ‘vraagje’ of ‘zomaar’. Is de onderwerpregel leeg of niet relevant? Pas het eenvoudig zelf aan.
  • Wees kort, bondig en volledig. Een beknopt bericht zal door de ontvanger sneller gelezen en beantwoord worden. Door een volledig bericht te versturen voorkom je onnodige berichten voor extra vragen en/of informatie.
  • Communiceer duidelijk wat je verwacht van de ontvanger. Dit kan in de onderwerpregel (bv Ter actie: …, Ter besluit: …, Ter info: …) of hoog in het tekstbericht. Maak het de ontvanger makkelijk door in het tekstbericht de antwoordopties te vermelden zoals in onderstaand voorbeeld:Beste Jeroen,Graag jouw reactie op onderstaande toelichting:

    A. Het onderwerp opnemen in de agenda van het teamoverleg (incl bijlage)
    B. Nog niet opnemen, eerst telefonisch overleg met Marieke hierover
    C. Anders nl ……

    En plaats hieronder de toelichting. Door mee te denken met de ontvanger zal je veel sneller reactie krijgen én je hebt jouw collega geholpen door kort te kunnen antwoorden. Een win-win voor iedereen.

 

Effectief reageren per e-mail

  • Wat spreek je af over ontvangen e-mails na 16.00 uur? Of na werktijd, in het weekend of in vakanties? Door structureel de afwezigheidsassistent in te schakelen op je niet-werkdagen geef je de verzender duidelijkheid wat er gebeurt met het bericht als je er niet bent. Neemt een collega het over of moet de ontvanger één of enkele dagen wachten?
  • Stop met het sturen van inhoudsloze e-mail. Het structureel versturen van berichten als ‘Bedankt’ of ‘Graag gedaan’ vervuilen onnodig je Inbox én het kost concentratie- en tijdverlies bij de ontvanger en bij jezelf.
    Vriendelijk communiceren kan ook door direct in je vraag of antwoord ‘alvast bedankt’ of ‘graag gedaan’ te vermelden.
  • Het gebruik van hoofdletters en uitroeptekens mag als onderlinge afspraak natuurlijk niet ontbreken. Teksten met veel hoofdletters en uitroeptekens staan gelijk aan SCHREEUWEN en komen vrijwel altijd anders over dan gewild.

Je zal merken dat het opstellen van e-etiquette veel duidelijkheid en rust geeft met gelijke verwachtingen. Alleen dan wordt e-mail gebruikt zoals het bedoelt is, zonder er stress of irritatie aan over te houden.

Ben je benieuwd naar mijn vorige blog ‘Stop met mailen; start met e-etiquette‘?
Hierin heb ik onderstaande onderwerpen besproken:

  1. Stop met onnodige CC-berichten
  2. Gebruik e-mail in de juiste situaties
  3. Bespreek jullie interne en externe reactieperiode

Ik wens je veel succes met bovenstaande tips en de te maken afspraken met jouw team.

Hulp nodig om duidelijke afspraken te maken? Bekijk het e-Etiquettespel eens!