MS Office tips

Maak een waterval grafiek in Excel 2016

WatervalgrafiekBanner2.jpg

De watervalgrafiek geeft een duidelijk overzicht van de toe- en afnames van een bepaalde startwaarde.

Met een grafische weergave van je gegevens probeer je – het liefst in één oogopslag – verbanden aanschouwelijk te maken, een trend in de gegevens te ontdekken en allerlei conclusies te trekken. Microsoft Excel beschikt over tal van vooraf gedefinieerde grafiektypen, zoals kolom, lijn, cirkel, spreiding, enz. Daaraan zijn nu in versie 2016 enkele typen aan toegevoegd, zoals een watervalgrafiek. Anders dan in vorige versies van Excel is het maken ervan nu zo gepiept.

De watervalgrafiek

watervalgrafiek01Maak een watervalgrafiek om het cumulatieve effect van een reeks van positieve en negatieve bijdragen, op basis van een startwaarde, inzichtelijk te maken.

Een watervalgrafiek is eigenlijk een speciaal soort kolomdiagram. Het wordt gewoonlijk gebruikt om te laten zien hoe een beginwaarde toeneemt of afneemt via een reeks wijzigingen. Een typische (eenvoudige) watervalgrafiek ziet er bijvoorbeeld uit als in de afbeelding hiernaast.

Vaak vertegenwoordigt de eerste kolom in een watervalgrafiek een starttotaal. De daaropvolgende kolommen lijken te zweven, en tonen in een aaneengesloten reeks van positieve of negatieve veranderingen van één periode naar de andere, hoe de totale eindwaarde tot stand komt. Met een kleurverschil wordt onderscheid gemaakt tussen positieve en negatieve veranderingen. De zwevende kolommen zijn verbonden met ‘bruggetjes’, die het eindpunt van een periode verbinden met het beginpunt van de volgende.

Hoe moest het vroeger?

In oudere versies (Excel 2013 of daarvoor) was het grafiektype nog niet beschikbaar en was de werkwijze ruwweg als volgt: Voeg aan je lijst extra kolommen toe, met formules waarin je stijging of daling berekent, maak van het geheel een gestapelde kolomdiagram, en verberg daarin de gegevens die je niet wilt zien. De procedure behoeft vele bewerkingen en, ofschoon voor een geoefend Excel-gebruiker niet supermoeilijk, geeft aanleiding tot heel wat vragen aan servicedesk medewerkers en discussies in forums. Gaandeweg verschenen invoegtoepassingen (‘Add-ins’) die je konden helpen bij het maken van watervalgrafieken. Dat het in Excel 2016 gemakkelijker gaat laat ik je hieronder zien.

Een Watervalgrafiek maken (voorbeeld van een Cashflow Analyse)

watervalgrafiek02Als voorbeeld wil ik een analyse maken van de maandelijkse netto cashflow bedragen. Ik maak daartoe een watervalgrafiek, om snel te zien welke maanden positief dan wel negatief hebben bijgedragen.
Ik begin met een eenvoudige lijst van 12 positieve en negatieve waarden, over de maanden van het jaar, in mijn voorbeeld de ‘Netto Cashflow 2016’. Ik heb daar nog een startbedrag aan toegevoegd (rij 3, als transport van het jaar ervoor) en een eindbedrag (rij 16, als totaal van alles erboven).
Een watervalgrafiek maken 
  1. Selecteer de gegevens.
  2. Klik op Invoegen > Waterval- of aandelengrafiek invoegen > Waterval.watervalgrafiek03
  3. Al bijna klaar. Mijn diagram ziet er nu zo uit:watervalgrafiek04
  4. De zwevende kolommen in het midden zijn mooi verbonden, en laten in stijging en daling de cumulatieve groei zien. De laatste kolom echter wil ik als een totaalbedrag tonen. Daarom selecteer ik in de grafiek dat item, klik met de rechter muisknop, en kies in het snelmenu de optie ‘Instellen als totaal’.
  5. watervalgrafiek05
  6. Dat ‘Instellen als totaal’ doe ik nu ook bij de startwaarde, om de ‘totaalkolommen’ een consequente opmaak te geven. Ik wijzig ook de grafiektitel en kies een mooie grafiekstijl. Daarbij maak ik graag gebruik van de ‘Hulpmiddelen voor grafieken’ in het lint.watervalgrafiek06
  7. Opgemaakt en leesbaar, mijn watervalgrafiek is klaar!

Niet alleen voor financiële rapportage

Het watervalgrafiektype is prima te gebruiken als het gaat om belichten van positieve en negatieve bijdragen, van iedere soort gegevens. Hieronder zie je een voorbeeld van de groei van het aantal clubleden van een sportclub. Subtotalen (na elk seizoen) zijn in de watervalgrafiek weer als totalen weergegeven, net als bij de cashflow is gedaan. Sneller dan met een conventioneel kolomgrafiek, geeft de watervalgrafiek hier inzicht hoe de groei van het totaalaantal clubleden tot stand komt.
watervalgrafiek07

Een watervalgrafiek is handig als je van een reeks uitkomsten wilt laten zien hoe de grootte ervan wordt beïnvloed door positieve en negatieve bijdragen. De laatste afbeelding laat zien hoe een politieke partij is vertegenwoordigt in de Tweede Kamer, met zetelwinst en -verlies in opeenvolgende verkiezingsuitslagen.

watervalgrafiek08


 

Het ‘Venster controle’ is met name handig als de formule gebruik maakt van cellen van meerdere werkbladen. Nadat je van die cellen controle hebt toegevoegd, kun je de voortgang van al deze cellen blijven volgen in dit venster.