Houd je Postvak In leeg tijdens de vakantie

blog-outlook-.jpg

4 tips voor een lege inbox na je vakantie.

Veelal kiezen we in de vakantie voor de “offline” methode, waar ik zelf ook groot voorstander van ben. Na deze “offline” periode van rust en ontspanning hebben we een schone taak om die bergen van e-mailberichten te verwerken. Ondanks je afwezigheidsassistent blijven veel mensen je mailen. Na een week ben je wellicht weer bij, maar ook weer toe aan vakantie.

Tip 1: Stel je afwezigheidsassistent in met een krachtige tekst.

Dat je je afwezigheidsassistent in kunt stellen als je op vakantie bent is logisch. Maar wat wil je communiceren aan je achterblijvende collega’s? Overweeg eens iets dergelijks als het volgende bericht:

Beste collega,

Ik ben op vakantie van begindatum tot einddatum. Ik lees de e-mailberichten die ik in deze periode heb ontvangen niet. Als je vindt dat ik dit bericht echt moet lezen, verzoek ik je het bericht nogmaals te sturen op datum na einddatum.

Ik heb met mijn collega ‘A. van Voorbeeld’ (e-mail@voorbeeld.nl) afgesproken dat hij/zij urgente berichten afhandelt waar echt iets mee gedaan moet worden.

Alvast bedankt en graag tot snel,

Afzender

Hierdoor leg je het initiatief opnieuw bij de verzender. Als je berichten echt moet lezen of er echt iets mee moet doen, wordt die als je terug bent weer opnieuw verzonden.

Tip 2: Verplaats je e-mailberichten tijdens je vakantie automatisch naar de ‘Vakantiemap.’ met behulp van een Regel.

Vaak is het zo dat we na de vakantie toch willen lezen wat we precies gemist hebben of waar we eventueel nog iets mee moeten. Verzamel alle berichten die tijdens je vakantie verzonden zijn niet in je Postvak IN, want omdat ze niet meer urgent zijn, weet je dat je ze alleen moet lezen. Om een vakantieregel in te stellen volg je de volgende stappen:

  1. Activeer de afwezigheidsassistent (Klik op Bestand – Info – Afwezigheidsassistent)
  2. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt linksonder op ‘Regels.
  3. Klik op Regels toevoegen
  4. Activeer ‘Verplaatsen naar Map’
  5. Kies de vakantiemap (of maak deze via de knop ‘nieuwe map’).
  6. Bevestig met OK.

Merk op: Je kunt in het venster in stap 4 eventueel ook regels instellen die e-mailberichten van bepaalde personen doorsturen naar een collega.

Tip 3: Zoek een e-mail buddy

In plaats van de krachtige tekst in je afwezigheidsassistent, kan je er ook voor kiezen om een collega in je vakantieperiode te machtigen om jouw inbox te openen. Deze collega behandelt jouw e-mail tijdens je afwezigheid. Gebruik daar bijvoorbeeld categorieën bij om aan te geven dat iets is afgehandeld, zodat jij geen dubbel werk hoeft te doen. Tijdens de afwezigheid van jouw buddy behandel jij natuurlijk ook de e-mail van hem of haar.

Tip 4: Spreek met je team af hoe je met elkaar communiceert.

Er wordt tijdens je vakantieperiode veel kennis uitgewisseld en vaak gaat dat nog steeds via e-mail. Overweeg echter eens communicatiemiddelen zoals Yammer, blueKiwi of OneNote. Bij deze programma’s staat de informatie centraal en kun je er na je vakantie bij als je het nodig hebt, in plaats van dat alles naar je toe wordt gemaild en je door de bomen het bos niet meer ziet. Daarnaast kunnen je teamleden met elkaar communiceren zonder dat jij steeds in een CC wordt meegenomen. Uiteraard kun je achteraf wel lezen wat er is gecommuniceerd. Dat bespaart een hoop e-mailberichten, terwijl je wel de informatie kunt inzien!

Alvast een hele fijne vakantie gewenst!

PS: Meer van dit soort tips leer je tijdens de training E-mail beheer en Time Management.