Ga ook voor LEAN werken op het secretariaat!

Lean-werken-secretariaat.jpg

Juist een secretariaat kan een voortrekkersrol spelen bij het optimaliseren van processen en het tegengaan van verspillingen.

Als managementondersteuner voer je namelijk gemiddeld 14 verschillende taken uit. Maar als je aan een manager vraagt wat belangrijk is, komt hij of zij maar aan ongeveer 3 tot 5 taken.

Wat zou het toch prachtig zijn als je in je werkomgeving alleen nog bezig bent met werkzaamheden die ertoe doen Ʃn die ook nog op de meest efficiƫnte manier uitgevoerd worden. Werk dat waarde toevoegt voor de klant. Daarbij maakt het niet uit of we spreken over interne klanten of externe klanten.

Waarom dan Lean zal je wellicht denken? Kan dat dan ook op ons secretariaat? Zeker! Samen met mijn collega Marianne Smits begeleiden wij secretariaten om in beeld te brengen wat ze doen Ć©n wat er werkelijk toe doet!

Lean is een namelijk een methodiek die ingezet wordt voor het verbeteren van processen met als doel de processen sneller Ć©n slimmer in te richten met een beter resultaat. En om dat te bereiken is inzicht nodig, objectieve gegevens, in hoe een proces wordt uitgevoerd.

Door samen met alle betrokkenen van een proces te kijken naar de efficiƫntie van het proces ontstaat de mogelijkheid om vanuit alle invalshoeken ideeƫn aan te dragen ter verbetering. En juist op een secretariaat kunnen al veel overbodige handelingen, zogenaamde verspillingen, gesignaleerd worden en daarmee regelmatig ook geƫlimineerd, zonder dat je daarvoor altijd anderen nodig hebt.

Binnen Lean wordt gesproken over acht verschillende vormen van verspilling namelijk:

  1. Fouten
  2. Onnodige bewerkingen/extra dingen doen
  3. Transport
  4. Voorraad
  5. Beweging
  6. (Over)productie
  7. Wachten
  8. Talent

En schrik niet maar alle bovengenoemde vormen kunnen voorkomen op een secretariaat. Denk bijvoorbeeld maar aan:

  • Het achteraf uitvoeren van correcties (bv wegens onduidelijke informatie)
  • Het moeten invoeren van gegevens in meerdere systemen
  • Formulieren die soms intern weken onderweg zijn voor een handtekening
  • Onnodig veel muisklikken in bv Outlook (gebruik sneltoetsen of snelle stappen)
  • Veel en lang zoeken in een digitaal archief

Lean 1

Door Lean te combineren met ‘doen wat ertoe doet’ kan iedereen binnen een kantoor en dus ook een secretariaat zich richten op die taken die ertoe doen en waarde leveren voor de klant. Juist een secretariaat kan een voortrekkersrol spelen bij het optimaliseren van processen en het tegengaan van verspillingen.
Als managementondersteuner weet je vaak precies welke processen eenvoudiger en sneller kunnen, terwijl de kwaliteit minimaal gelijk blijft. En aangezien jij streeft naar een optimale manier van werken binnen jouw organisatie, is het niet meer dan logisch dat jij het initiatief neemt om verbeteringen aan te brengen. Als de blik maar de juiste kant op wordt gericht.

In haar boek legt Marianne het belang uit van Lean: ā€œJe gaat nadenken wat de toegevoegde waarde is van het secretariaat en of je wel met de juiste dingen bezig bent. Het vormt inspiratie voor iedere lezer: hoe je erachter komt wat er dan precies toe doet. Een secretaresse of assistant doet heel veel taken maar als je aan een manager vraagt wat hij/zij belangrijk vindt loopt dat soms niet Ć©Ć©n op Ć©Ć©n. Pak die verspilling samen aan. Breng in beeld wat je doet en wat er werkelijk toe doet! Als je je focust, en je energie richt op dat wat er toe doet, voeg je pas echt waarde toe.ā€

Wordt je bewust van dat ā€˜zo hebben we het altijd gedaanā€™ niet per definitie de beste manier is. Daag jezelf en jouw collega’s uit om de stap te zetten. Of je nu werkt als managementassistent of in welke andere functie dan ook. Het zĆ­en van verbetermogelijkheden is niet zo moeilijk: vaak ā€˜voelā€™ je al direct als werkzaamheden er niet toe doen.

Ga ermee aan de slag. Niet alleen je afdeling zal groeien, ook jij zult jezelf blijven ontwikkelen. En zo ben je bezig met de dingen die ertoe doen en dat levert je enorm veel werkplezier! En natuurlijk helpen wij je graag door middel van de training Lean werken op het secretariaat.