MS Office tips

Excel tip: Tabellen vergelijken en ontdubbelen

Blog-Excel-.jpg

Vergelijk 2 Excel tabellen en zie meteen waar de verschillen zitten.

Hieronder hebben wij uitgewerkt hoe je kan vergelijken en ontdubbelen.

Ontdubbelen:

Vanaf Excel 2007 kun je eenvoudig de dubbelen er uit laten halen door Excel. In het voorbeeld hieronder zie je dat de dikgedrukte rij 2 keer in de tabel staat. Om de dubbelen te verwijderen heb ik onderstaande stappen voor u op een rijtje gezet:

Excel-tab-verg-1

1. Open het bestand met de tabel met de dubbele gegevens
2. Kies de tab Gegevens (zorg dat u in de tabel staat met de cursor)
3. Klik op de knop “Duplicaten verwijderen” (Rechts van het middel, zie afbeelding)
4. Nu kun je aanvinken op welke kolom moet worden gecontroleerd

Let op!  Als je bijvoorbeeld alleen op de kolom “Slaapkamers” laat controleren (en dus alle andere vinkjes uitzet) zijn er meerdere dubbelen en zullen die verwijderd worden.

5. Als je zoals in dit voorbeeld alle vinkjes laat aanstaan moeten alle kolommen in een rij dezelfde inhoud hebben waardoor die als dubbele wordt gekenmerkt en dus verwijdert.

TIP: heb je 2 bestanden en wilt u die samenvoegen en de dubbele verwijderen? Kopieer de oude tabel en plak die onder de nieuwe tabel, sla deze op en start het ontdubbelen stappenplan weer vanaf punt 1.

Excel-tab-verg-2

Bestanden vergelijken in Excel 2013 (Inquire)

Om 2 bestanden met elkaar te vergelijken kunt u gebruik maken van de invoegtoepassing “Inquire”.
Als Microsoft Office Professional Plus 2013 op uw computer is geïnstalleerd, is de invoegtoepassing Inquire (waarschijnlijk) beschikbaar in Excel.

Kijk eens of u deze kunt “aanzetten” in de opties, hieronder de stappen:
1. Klik op het menu Bestand, Opties
2. In de opties klikt u op Invoegtoepassingen
3. Kijk in het overzicht of deze beschikbaar is
a. Ja? Dan kun je verder
b. Nee? Dan heb je misschien niet Office Professional Plus 2013 en kunt u deze functie niet gebruiken.
4. Kies onderin dit scherm achter ‘Beheren’ voor: Com-invoegtoepassingen
5. Klik op de knop Start achter de keuzelijst

Excel-tab-verg-3

6. Zet een vinkje voor de invoegtoepassing Inquire
7. Klik op OK
Excel-tab-verg-4

Nu heb je er een extra Tab Inquire bij in Excel.

Om nu de verschillen tussen de 2 bestanden te kunnen zien heb ik onderstaande stappen voor je op een rijtje gezet:
1. Open beide bestanden die u wilt vergelijken
2. Klik op de “nieuwe” Tab Inquire
3. Klik op de knop “Compare Files”

Excel-tab-verg-5

4. Hier kun je aangeven welke vergeleken moeten worden. Met de knop “Swap Files” kunt de bestanden wisselen.

Excel-tab-verg-6

5.Vervolgens hieronder het resultaat van de verschillen tussen beide bestanden.

Excel-tab-verg-7

De verschillen kunt u vervolgens exporteren naar een nieuw Excel bestand.

Excel-tab-verg-8