Digitale etiquette wordt meer en meer noodzakelijk

Digitale etiquette

Het wordt tijd om de ongeschreven gedragsregels een vast te gaan leggen.

Ja communicatie gaat sneller met alle media die we voor handen hebben, maar we gebruiken deze media op ongepaste wijze. We gebruiken media die asynchroon van aard zijn en proberen daar synchroon mee te communiceren.

Al met al is het in mijn ogen tijd voor digitale etiquette. Hoe heurt het? Veelal zijn het open deuren, maar ik merk dat mensen uit gaan van ongeschreven of onuitgesproken gedragsnormen in de digitale wereld. Als je blauwe vinkjes in WhatsApp ziet, verwacht je een snel antwoord toch?

Ik zie samen met mijn collega’s de ontwikkelingen en we werken samen aan slimme antwoorden die passen on het huidige tijdbeeld. Veelal met een training of een begeleidingstraject om adoptie van verandering vorm te geven. Toen we ons het afgelopen jaar opnieuw in een brainstorm bogen over deze uitdaging zijn we tot de conclusie gekomen dat de grootste uitdaging zit in verwachtingenmanagement, draagvlak en ons houden aan afspraken die werkbaar en productiever zijn (in plaats van werkdruk-verhogend en alleen maar efficiëntie toevoegen zonder effectiviteit).

Je wil kunnen werken in creativiteit en concentratie. Individueel en in teamverband. De huidige manier van werken met digitale media zorgt daar alles behalve voor. We werken in een afleidingseconomie waar iemand “storen” de normaalste zaak van de wereld is. Sterker nog; we zijn zelf onbewust ook debet aan het versterken van het effect door onze voortdurende nieuwsgierigheid. We zijn namelijk zelf onze grootste afleider! De cijfers die je hoort zijn verbazingwekkend. We kijken bijvoorbeeld meer dan 200 keer per dag naar onze mobiele telefoon.

Een van de punten waarop we als AVK al jaren een strijd aan het voeren zijn, is de e-mail etiquette. Hoe gebruiken we e-mail op kantoor niet alleen efficiënt, maar ook effectief. Waarom een mail beantwoorden naar alle ontvangers of van die nutteloze mailtjes met alleen ‘bedankt’ of ‘doe ik!’. Dit zorgt voor overvolle mailboxen en dus irritatie.

Met dit in het achterhoofd zijn we naar de tekentafel gegaan om diverse innovatieve producten te ontwikkelen. Producten die een deel van het probleem vastpakken en een oplossing bieden door samen met je team te komen tot heldere afspraken. In het geval van e-mail etiquette kozen we voor een spelvariant die je, begeleid door een professional, met je team kunt spelen met als uitkomst jullie eigen set met afspraken die daadwerkelijk wordt gedragen door de groep.

Het eerste product is er inmiddels, en verwacht er in de nabije toekomst meer!

e mail etiquette Het e-etiquette spel

Lees meer over het e-mail etiquette spel en bekijk de teaser video, geïnspireerd op de video e-mail trees