Digitaal samenwerken; de drie belangrijkste tips (de 3 M’s)

blog-digitaal-samenwerken.jpg

Een kritische blik op samenwerken en de don’ts van het samenwerken.

Mijn oproep, bekend voor vrijwel iedereen die wel eens een training van me volgt, is om je te verdiepen in de technische mogelijkheden en onmogelijkheden van de hulpmiddelen die je hebt en iedere dag gebruikt.

Het blijkt een verademing als je een technologisch hulpmiddel uit kan leggen vanuit het aspect “Waarom zou ik het gaan gebruiken?”  en niets uitlegt aan de hand van een knopje (hoe het knopje werkt of wat het knopje doet). Veel gehoorde reacties tijdens een training zijn: Waarom wist ik dat niet; Ik dacht dat ik al heel veel wist; Wat een openbaring; Dit gaat mij heel veel tijd besparen.

De drie M’s

In de moderne tijd zijn er drie zaken die het productief samenwerken in grote mate in de weg staan. Ik noem deze drie de 3M’s. Tegenwoordig zijn er veel mogelijkheden om met elkaar te communiceren echter blijkt dat we elke dag het communicatiemedium kiezen dat we gemakshalve gewend zijn te gebruiken en waarvan we weten dat de ontvanger het medium ook gebruikt. Zakelijk gezien is het communicatiemedium e-mail nu ook verheven tot zo ongeveer het enige communicatiemedium.

Mail

Mijn eerste M is dan ook de M van Mail. De uitdaging bij e-mail is de strubbeling die we iedere dag allemaal hebben om onze binnenkomende stroom aan e-mails onder controle te houden. Iedere kantoormedewerker is meer dan een uur per dag kwijt aan het organiseren, prioriteren, indelen, archiveren en behandelen van e-mails. Als je het kritisch bekijkt is e-mail een “over de schutting” medium: jij stuurt een e-mail aan iemand anders en vanaf dat moment ligt “de bal” (de taak) niet bij jou maar bij de ontvanger van de e-mail. Sommige mensen hebben er een wetenschap van gemaakt hoe je zo slim mogelijk mails en taken bij anderen neer kunt leggen, in positieve, maar ook in negatieve zin. Dat zijn de meesters van het effectief beïnvloeden (zie de training Effectief Beïnvloeden). Veelal laat ik tijdens mijn training Digitaal Samenwerken het filmpje zien over de e-mail trees.

Ondanks dat we allemaal weten dat dit een van de slechte eigenschappen is van e-mail, gebruiken we het toch iedere dag op de verkeerde manier. Ik heb daarom dan ook een haat/liefde verhouding met Outlook. Allereerst vind ik het fantastisch wat er met Outlook kan, maar daarnaast vind ik het verschrikkelijk wat we allemaal met Outlook doen. Beter gezegd wat we elkaar aan doen. Helaas is het ook nog eens zo dat goede alternatieven voor e-mail niet altijd positief ontvangen worden.

Ja natuurlijk WhatsApp; iedereen is daar enthousiast over en ziet ook de toegevoegde waarde op de werkvloer. Korte discussies korte mededelingen en inhoudelijke groepschats kunnen eenvoudig gestart worden in een team dat structureel samenwerkt of ad-hoc aan het samenwerken is. Echter een tool als Yammer of blueKiwi (beiden een Enterprise social network), wordt vaak minder enthousiast ontvangen. Het probleem bij tools als Yammer en blueKiwi is dat het ingezet wordt door mensen die (soms net iets te) enthousiast zijn over de moderne manier van communiceren. Er ontstaat dan als bijproduct ook zinloze communicatie. In Yammer projecten ontbreekt het vaak ook aan een projectleider en financieel budget. Oftewel: als het project faalt hebben we niks verloren… En daar zit meteen een van de pijnpunten van deze tools. Niemand is er voor verantwoordelijk en niemand kost het geld als het geen succes wordt.

Terwijl als je Yammer inzet in kleine groepen, om die kleine groepen met elkaar slimmer te laten samenwerken, boek je veel grotere successen dan wanneer je het inzet als “big bang” voor een hele organisatie. Communiceren doe je met elkaar en niet in een collectief toch? Als Yammer groots wordt ingezet binnen een organisatie blijkt veelal dat mensen het betitelen als een plek waar sociaal exhibitionisme prevaleert. Mensen met extreem positieve of juist extreem negatieve boodschappen, of erger nog, onzinnige boodschappen. Sommigen plaatsen alles wat ze kunnen opdat de hele organisatie het kan zien en lezen. En wat blijkt dan; mensen beschouwen een tool als Yammer als een medium waar onzinnige zaken met elkaar worden gedeeld. Op die manier communiceren is alsof elk Yammer-bericht een e-mail is aan de gehele organisatie. De kracht van een Enterprise Social Network (zoals Yammer en blueKiwi) zit echter veel meer in de samenwerking binnen kleine teams. Je kunt hiermee bijvoorbeeld het aantal vergadermomenten drastisch terugbrengen. Daarnaast kan de vergadering een stuk korter duren (meestal halveren).

Meetings

Dat brengt me bij de volgende M, namelijk die van Meetings. Vergaderen staat al langer onder druk, al blijkt dat net als bij e-mail, één van die dingen te zijn waar we niet met plezier mee bezig zijn MAAR wat we wel nog steeds gewoon blijven doen. Als iemand een vergaderverzoek inschiet accepteer je vrijwel zeker als ruimte in je agenda zit. Ook structurele vergaderingen doen we omdat we die al jaren doen, in dezelfde vorm en variant. Misschien dat we tegenwoordig papierloos vergaderen, maar nog steeds even lang met even uitgebreide notulen en dezelfde “in de weg zittende” vergaderpunten: “Wat verder ter tafel komt”, “Rondvraag”, “vaststellen van de notulen”, hamerstukken en discussiepunten. Het blijken allemaal agendapunten te zijn die ook op andere manieren kunnen worden afgehandeld dan in een vergadering waarbij we met z’n allen bij elkaar zitten in dezelfde ruimte. In mijn training Stoppen met vergaderen ga ik graag in op de kosten van vergaderen en pak er altijd een voorbeeld bij uit het eerste jaar van mijn carrière. Het bedrijf waar ik nu eigenaar van ben had in dat eerste jaar namelijk een “time is money klok” als relatiegeschenk. Je stelde op de digitale klok een aantal deelnemers in dat deelnam aan de vergadering en hun gemiddeld uurtarief. Zodra je daarna op de rode startknop drukte ging de timer lopen. Aan het einde van de vergadering drukte je weer op de knop en kon je aflezen op het scherm hoeveel geld deze vergadering had gekost. Er komen schrikbarende getallen uit wat het vergaderen kost voor organisaties. Laat staan wat het de maatschappij kost. Ik adviseer iedereen een telefoon vergader-app te downloaden en te gebruiken bij de eerstvolgende vergadering, bijvoorbeeld “Vergaderkosten App” Apple store (IOS) of Google Play (Android). Na afloop van de vergadering roep je wat deze vergadering gekost heeft en vraag je de groep met grote open ogen: Is het ons dit waard geweest???

Ik heb er mijn missie van gemaakt het werk op kantoor slimmer sneller en leuker te maken. Met elkaar effectiever en efficiënter samen te werken. Strategisch stoppen met vergaderen of minimaal het aantal vergadermomenten te halveren (en de tijd die je vergadert ook te halveren) resulteert in gigantische tijd- en geldbesparingen en zorgt ervoor dat de productiviteit een gigantische duw in de rug krijgt.

De derde M

Als je wilt weten wat de derde M is, laat een reactie achter onder dit artikel of stuur me een tweet / LinkedIN bericht, dan stuur ik je persoonlijk de derde M en wat je zelf kan doen om nog slimmer te werken.