Communiceren anno nu, kies het juiste medium!

blog-communiceren-anno-nu.jpg

In het web van tools dat we beschikbaar hebben in de moderne tijd is het zaak de juiste keuze te maken.

Schokkend is het zeer lage effect van woorden op het begrip van mensen bij communiceren. Slechts 7% van communicatie wordt bepaald door woorden/teksten. 93% aan fysiologie gecombineerd met tonaliteit. Onderstaande grafiek geeft de verhouding weer.

blog communiceren
Nieuwe technologieën bieden de mogelijkheid om anders te gaan werken. De vergaderpunten die alleen op de agenda staan om de voortgang van werkzaamheden met elkaar af te stemmen kunnen vervallen. Het is immers veel effectiever om het verloop van die werkzaamheden af te stemmen en te coördineren via andere media. Gebruik je SharePoint in je organisatie, spreek dan af dat iedereen zijn informatie over de werkzaamheden op de vooraf afgesproken plaats op SharePoint deelt. Op die manier hoeft iedereen (die hiertoe gerechtigd is) slechts in te loggen om de laatste stand van zaken over de werkzaamheden of over het project te kunnen lezen. Je kunt ook gebruik maken van tools als Yammer, Basecamp of Projectplace.

Mocht je het nodig vinden om toch even ‘live’ met elkaar af te stemmen denk dan eens aan Lync (Binnenkort Skype for Business genoemd). Het grote voordeel van het gebruik hiervan is dat de deelnemers ieder op hun eigen locatie kunnen blijven: geen reistijd en reiskosten dus. Bovendien blijkt uit ervaring dat de gesprekduur meestal korter is dan wanneer we fysiek bij elkaar komen. Dubbel effectief dus.

Andere mogelijkheden om kort zaken met elkaar af te stemmen zijn onder meer WhatsApp, iMessage, FaceTime, Slack, Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting en Skype. Projectteamleden die wereldwijd verspreid zitten gebruiken deze opties al lang, waarom dan niet binnen Nederland of binnen je organisatie?

Kijk maar eens rond in een vergadering. Bijna iedere deelnemer heeft een smartphone voor zich liggen en raadpleegt die ook frequent. We communiceren steeds vaker via diverse media. Denk maar aan:

  • Bellen.
  • Sms-en, WhatsApp-en ®, Telegram ® of voorheen Ping-en, etc.
  • Chatten met bijvoorbeeld Skype voor bedrijven (Lync) of Skype.
  • Berichten plaatsen of direct messages versturen via social media zoals Twitter, LinkedIn, Facebook.
  • Informatie publiceren, ook in de vorm van wiki’s of groepsblog’s via (social) intranetten denk aan SharePoint, Yammer of BlueKiwi.
  • Beeld- of videovergaderen (bv via KPN, GoToMeeting, of Skype) en natuurlijk Skype voor bedrijven (Lync)
  • E-mailen.

Duidelijk is dat we op zoek zijn naar de meest effectieve manier van communiceren om zo optimaal te kunnen samenwerken. In dit licht bezien is het dan ook vreemd om te constateren dat lang niet alle medewerkers op de hoogte te zijn van de mogelijkheden die hen op dit moment ter beschikking staan. Niet zelden verneem ik dat organisaties wel de tools hebben, maar niet gebruiken: Yammer/Lync/SharePoint, ja dat hebben we wel, maar ik weer niet wat ik daarmee kan….

Essentieel dus om als collega’s onderling afspraken te maken over welke tools gebruikt worden voor welke vorm van communicatie. En we hebben veel verschillende zaken met elkaar te bespreken. Denk aan

  • Een korte vraag
  • Een complexe vraag
  • Discussie te voeren
  • Geven van een taak/opdracht
  • Doen van een mededeling.

Nog complexer wordt het als je bedenkt dat er nog drie factoren zijn die bepalen op welke manier je je boodschap het best kunt communiceren.

  1. Communiceer je naar een groep of een individu ?
  2. Is je vraag dringend of urgent ?
  3. Is de kwestie vertrouwelijk ?

Samengevat gaat het bij het kiezen van het best passende communicatiemiddel dus in ieder geval om:

  • ‘Wat’ we moeten doen
  • De mate van urgentie
  • Het aantal personen waarmee we dit willen ‘bespreken’
  • De mate van vertrouwelijkheid van de boodschap.

Afhankelijk van de uitkomst, kan je zeggen dat een vergadering waar we fysiek bij elkaar komen heel soms de beste oplossing is… echter zijn er vaak vele malen effectievere manieren om een boodschap over te krijgen.

In het web van tools dat we beschikbaar hebben in de moderne tijd is het zaak de juiste keuze te maken en voorkomen GEEN keuze te maken in de zin van “zo doen we het al jaren”. Bij elke tool hoort een doel en bij elke boodschap kun je meerdere tools gebruiken. Het selecteren, gaan gebruiken en kennen van de best passende tool is vakwerk, dus verdiep jezelf, train je collega’s en laat je adviseren als je niet het wiel zelf wilt uitvinden.

Gerelateerde trainingen