Modern Werken tipsMS Office tips

Ben jij ook verslaafd aan e-mail?

Neem stappen om efficiënter te mailen; ga e-mail minderen!

Inmiddels al weer jaren geleden, toen we ons eerste e-mail adres aanmaakte (meestal via Hotmail), vonden we het oprecht leuk om een e-mail te krijgen. Fantastisch dat er een pop-up melding kwam dat je nieuwe e-mail had gekregen. Inmiddels leven we in een tijd dat vrijwel niemand e-mail de kwalificatie “LEUK” meer geeft. E-mail is een noodzakelijk kwaad om te communiceren met je collega’s en met de buitenwereld, zoals je klanten en leveranciers.

Ondanks dat we e-mailen niet leuk vinden, vertonen steeds meer mensen echte verslavingsverschijnselen als het gaat over het omgaan met e-mails. Zeker mensen met een smartphone of tablet vertonen typsche verslavingssymptomen als het gaat over hoe ze omgaan met hun e-mail en inbox. Laat ik het zo zeggen, we zijn urgentie en informatie junkies, willen niets missen en kijken om de haverklap op onze telefoon of er al nieuwe e-mail is, tweets of facebook meldingen. Zelf schrok ik vooral van mijn eigen gedrag toen ik er bewust op ging letten. Hoe vaak kijk ik eigenlijk op mijn telefoon per dag?

“Iemand die zijn acties afleest aan wat er staat in zijn postvak in, laat zich leiden door priorteiten van anderen in plaats van werk en prioriteiten van zichzelf.” 

Stel jezelf eens kritisch de onderstaande vragen:

  1. Voel jij wel eens de neiging om je e-mails te checken terwijl je dat eigenlijk kort daarvoor ook al gedaan hebt?
  2. Bekijk jij elke mail meteen als deze binnenkomt, bijvoorbeeld door te klikken op pop-up meldingen?
  3. Bevredig jij je nieuwsgierigheid door te kijken naar wat er nieuw is in je postvak in?
  4. Voel jij je wel eens ongemakkelijk of onrustig als je een dag geen e-mail kan kijken?
  5. Denk je dat je e-mail nodig hebt om uberhaubt je werk te kunnen doen?
  6. Stoor jij je er aan als er ongelezen berichten staan te wachten? Bijvoorbeeld doordat je op je telefoon of tablet steeds het icoontje ziet van ongelezen e-mail.
  7. Reageer jij graag snel op binnengekomen e-mail?
  8. Bekijk je e-mail zelfs op ongebruikelijk plekken, zoals het op toilet?
  9. Zeg je regelmatig tegen je collega’s of nog erger, tegen klanten, “ach zet het even op de mail voor me”?
  10. Gebruik jij je e-mail als takenlijst?  “Wat ga ik vandaag doen…” en om dat te bepalen kijk je eerst in je inbox?

Als je al deze vragen postief hebt beantwoord is er maar 1 conclusie: je bent verslaafd!
Dus: Afkicken geblazen!!!

Wordt je bewust van je verslaving. Stel je een wereld voor waarbij je je e-mail gedrag 100% onder controle hebt, wat zou je anders doen en wat voor een impact heeft dat op je directe omgeving (collega’s en bijvoorbeeld klanten)?

Tips om efficiënter te mailen:

  • Maak je inbox helemaal leeg (gooi oude rommel weg).
  • Zet alle meldingen (pop-ups) en verstoringen uit (ook op tablet en telefoon)!
  • Ga bewuster communiceren; stuur geen onnodige mails.
  • Probeer discussies via e-mail te vermijden; handel de mail af of zet het op je takenlijst.
  • Zorg dat je een lege inbox hebt na het checken van je e-mail.
  • Bouw vaste momenten in waarop je je e-mail checkt.
  • Maak afspraken met collega’s over hoe je minder intern kunt mailen. Bijvoorbeeld door het gebruik van interne social media.
  • Gebruik zinnen als: zonder tegenbericht ga ik er van uit dat…

Binnenkort in ons blog meer tips en meer informatie over hoe je bovenstaande tips het best kunt toepassen op kantoor en de mobiele werkplek.



OfficeContent Helpdesk en studyportal
Bovenstaande tip is een van de honderden Tips & Trucs afkomstig van onze helpdesk en studyportal  www.officecontent.nl
Hier kun je terecht met al je vragen over MS Office, iPad, Skype en SharePoint. 
Voor meer informatie over OfficeContent en de prijzen van een abonnement kun je een mail sturen naar Marija Josipovic: mjo@avk.nl. 
Bekijk ook onze e-mail trainingen: www.avk.nl/email 


Een gedachte over “Ben jij ook verslaafd aan e-mail?

  1. Mooi stuk over het reilen-en-zeilen van E-mail. De tips zijn bij ons al ruim een jaar in gebruik en werken echt hoor !

Reacties zijn gesloten.